۵ اشتباه رایج در مدیریت پروژه‌ها

همان‌طور که می‌دانید مدیریت یک پروژۀ پیچیده کار ساده ای نیست. مدیر پروژه باید اعضای تیم، ذینفعان درگیر، اهداف، چالشها، بودجه تخصیص داده شده، ارتباط تیمی و نقشۀ راه را بدرستی بشناسد. چیزی که باید به آن توجه داشته باشید این است که، حتی اگر شما مدیر پروژه هم نباشید این احتمال وجود دارد که مسئولیت یکی از این وظایف نام برده شده بر عهده‌ی شما باشد. با اجتناب از این 5 اشتباه میتوانید مدیریت پروژه را تسهیل کرده و نتایج مطلوب را از خروجی بدست آمده کسب کنید.

1- نداشتن تعریف واضح و روشن از پروژه

دقیقا اولین مسئولیت یک مدیر این است که تعریف روشنی از پروژه داشته باشد، و این تعریف تنها شامل فاکتورهای اولیه که شامل ( چالشها، اهداف، خروجی ها، سنجشهای موفقیت) نمی‌باشد، چرا که با این رویکرد احتمال شکست پروژه افزایش خواهد یافت.

“با اعضای تیم خود برای شناسایی خروجی‌های مطلوب پروژه بصورت گروهی کار کنید. اهداف مشترک داشته باشید و مطمئن باشید که با چشم انداز سازمانی هم راستا باشد. در این صورت است که میتوانید اهداف خود را به اهداف کوچکتر و دست یافتنی تقسیم کنید. همچنین به یاد داشته باشید که باید برای اهداف، بازه زمانی مناسب و سنجش‌های موفقیت در نظر بگیرید. “

برای مثال جشنواره‌ی غذای تابستانی را در نظر بگیرید، در ابتدا هدف از برگزاری جشنواره را مشخص کنید:” آشنا شدن ساکنین شهر با رستوران‌ها و غذاهای محلی درکنار داشتن فعالیتهای فرهنگی و سرگرمی”. مطمئنا چنین رویدادی چالشهای خاص خود را دارد از جمله: مکان، مجوز فعالیت، فروشندگان، آب و هوای غیرقابل ‌پیش‌بینی و  موارد دیگری که می‌بایست از آن آگاه بود.

خیلی مهم است که در همان ابتدا، درصد موفقیت‌های کسب شده مطابق با چشم انداز و خروجی مطلوب اندازه‌گیری شود. خوب در فستیوال غذا تعداد تیکت‌های فروخته شده و شرکت کنندگان حاضر در جشنواره، بهترین موارد قابل اندازه‌گیری هستند. در حقیقت خروجی مطلوب : یک روز آفتابی با تعداد زیادی از شرکت کنندگان است.

2- شکست در تعامل و انتخاب موثر ذینفعان

یکی از پرهزینه‌ترین اشتباهاتی که مدیر پروژه می‌تواند انجام دهد این است که کارمند کارا و مدیر اجرایی را قبل از شروع پروژه انتخاب نکند. آمارها نشان میدهد، ۳۳ درصد از پروژه‌ها به شکست منجر می‌شوند، زیرا مدیران ارشد به این نکته ی مهم دقت نمی‌کنند. یک ضرب‌المثل قدیمی می‌گوید، ” یک سیب خراب می‌تواند بقیه‌ی سیب‌ها را نیز خراب کند.” در حقیقت یک کاربر VIP هم می‌تواند بهترین طرح‌های پیش نهادی را نابود کند.

بنابراین برای اینکه یک تیم بتواند بالاترین سطح عملیاتی و بهره‌وری را داشته باشد می‌بایست هریک از اعضا، کاملا به چشم اندازها و فرایندهای پروژه آگاه و درگیر باشند و این مسئولیت مدیر پروژه است که با ارتباطی باز و سازنده با ذینفعان، هدف پروژه و اهمیت نقش هر یک را مشخص کند. علاوه بر این، حمایت مدیران اجرایی رده‌ بالا برای یک پروژه موفق حیاتی است. یکی از بهترین راه‌ها برای درگیر کردن ذینعان در فرایند برنامه‌ریزی، این است که به آنها فرصت حرف زدن و اظهار نظر بدهیم.

3-  خارج شدن از محدوده و دامنه پروژه (Scope Creep)

خارج شدن از دامنه زمانی اتفاق می‌افتد که، اهداف اصلی یک پروژه پس از شروع توسعه پیدا می‌کنند. عمدتا تغییرات ظریفی که در نتیجه‌ی خروج از دامنه با آن مواجه خواهیم شد به زمان بیشتری برای اتمام نیاز دارند که مطمنا طولانی‌تر از چشم انداز اصلی زمان خواهد برد.

یک سناریو رایج این است که : پروژه‌ای را که پیش از این با تعداد گام‌های مشخص و از پیش تعریف شده اجرا می‌شد، حال پیچیده‌تر شده و نیاز به زمان بیشتری دارد. ممکن است از تیم شما اغلب انتظار ‌رود کار اضافه‌شده را بدون جبران نیروی انسانی و بودجه پیش ببرد و در بدترین حالت انتظار می‌رود که پروژه را با همان جدول زمانی از قبل تعریف شده تکمیل کند.

خبر خوب این است که اگر بر پیشرفت یک پروژه نظارت داشته باشید، می‌توانید تا حد امکان از خروج از دامنه و محدوده‌ی پروژه اجتناب کنید. مدیران پروژه باید نسبت به تعریف حوزه پروژه قبل از شروع کار هشیار باشند. با این حال ، همچنان که زمان می‌گذرد، چشم‌انداز پروژه تغییر می‌کند و نظارت بر دامنه و به روز رسانی آن در صورت نیاز به مدیر پروژه بستگی دارد. در نظر داشته باشید که توجه به اهداف، حفظ اطلاعات سازماندهی‌شده و پیگیری بودجه امری مهم است.

بطور مثال در یک فستیوال غذا هدف سادۀ آن سرگرم کردن افراد با غذاهای مختلف است. ولی وقتی با طوفان ذهنی از ایده‌های متفاوت روبرو می‌شویم سوالاتی از قبیل: آیا سرگرمی برای کودکان در نظر گرفته شده است؟ آیا شرکت کنندگان از موسیقی زنده لذت خواهند برد؟…

به آرامی ولی بطور حتم، ایده‌ها و طرح‌های اصلی در طول پروژه دست خوش تغییرات عجیب یا غیر معقول ( برای بهتر یا بدترشدن پروژه ) خواهند شد، و این وظیفه رهبر پروژه است تا اطمینان حاصل کند که ایده‌های هیجان انگیز، زمان و محدودیت‌های بودجه را در بر نمی‌گیرند. یک راه عالی برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر اصلی باقی مانده است یا خیر، این است که پایش هفتگی یا دو هفتگی داشته باشید تا اهداف، نقاط عطف و بودجه را با کمک ذینفعان اصلی مرور کنید و تنها در صورت لزوم، حوزه فعالیت خود را به روز رسانی کنید.

4-   عدم ارتباطات منظم

یک فاکتور مهم در بهترین تیم‌های موفق، داشتن ارتباط منظم و موثر است. در حقیقت، یکی از رایج‌ترین شکایاتی که کارکنان درباره شرکت دارند این است که از فقدان ارتباطات موثر رنج میبرند.

می‌توان از بیشتر اشتباهات مربوط به مدیریت پروژه، با تسلط بر هنر برقراری ارتباط و تعامل با افراد مناسب اجتناب کرد. این به معنای روشن کردن دامنه و محدوده‌ی کار، چشم‌انداز، و زمان‌بندی پروژه و نیز نقش هر عضو تیم، مسئولیت‌ها و انتظارات است. با این حال ، ارتباطات شخصی بسیار با ارزش است، همچنین استفاده از چت، ویدئو و همکاری در تدوین اسناد مشترک می‌تواند به تیم‌های غیر متمرکز کمک شایانی کند.

داشتن یک مکان مناسب برای برگزاری جلسات جهت برنامه ریزی، زمانبندی، سیاست گذاری و تدوین اسناد پروژه یک ضرورت است. داشتن یک ابزار کاربردی می‌تواند به شما در تخمین زمان‌بندی، نقاط عطف، و آسان کردن تخصیص مسئولیت‌ها به شما کمک کند.

در حالی که جریان اطلاعات بین تیم درگیر پروژه مهم و حیاتی است، یادگیری برای گوش دادن به خواسته های ذینفعان نیز مهم‌ترین بخش ارتباطات مدیریت پروژه است. پس زمانی را با تیم خود سپری کنید، سوال بپرسید و به هر فرد فرصت بدهید تا نظرات، چالش‌ها و موفقیت‌ها را به اشتراک بگذارد.

هر اندازه اعضای تیم احساس کنند که نقش بسزایی در پیشبرد کار دارند، اثر بخشی آنها نیز بیشتر خواهد بود، در غیر این صورت عملکرد خوبی از خود نشان نخواهند داد.

5- انعطاف پذیر نبودن

همانطور که قبلا اشاره شد، نظارت بر دامنه و محدوده‌ی پروژه به منظور اجتناب از محدودیت‌های زمانی ناخواسته و هزینه‌های اضافی، امری مهم است. با این حال، به همان اندازه مهم است که اطمینان حاصل شود که پروژه با انعطاف‌پذیری اجرا می‌شود.

مدیریت منعطف پروژه در بستر ارتباطات اثر بخش با ذینفعان پروژه و نیز ارزیابی مستمر میزان پیشرفت پروژه تحقق می‌یابد. با حفظ  این نکته که هر پروژه چالش‌های منحصر به فرد خود را دارد که با آن مواجه خواهد شد و باید خونسردانه توانایی پذیرفتن آن را داشته باشیم. این به این معنی نیست که مدیران پروژه باید همواره بر روی چیزی که میتوانند تغییر دهند متمرکز باشند، بلکه بدان معنی است که زمانی که چالش‌های جدید خود را عرضه می‌کنند، مدیران باید کاملا با ذینفعان خود شفاف باشند و یک رویکرد جدید برای حل این مشکل ایجاد کنند.

این قانون را به یاد داشته باشید: قطعیت در چشم انداز و انعطاف پذیری در راه و روش

باید در نظر داشت، هر پروژه با چالش‌ها و محدودیت های خاص خود مواجه خواهد شد، که در این صورت باید برنامه‌ی نسخه‌‌ی پشتیبان و یا گزینه های جایگزین را در هر یک از مراحل  پیشرفت کار به منظور صرفه جویی در وقت و استرس ناشی از آن داشته باشید.

اجرای اثر بخش پروژه‌ها با استرس کمتر

اجتناب از این 5 اشتباه مهم، تضمینی برای تکمیل موفقیت‌آمیز هر پروژه پیچیده خواهد بود. بیشتر این اشتباهات از عدم ارتباط و تعامل بین اعضای تیم پروژه شکل می‌گیرد، که می‌توان با استفاده از ابزارهای ارتباطی، اعضای تیم را  از میزان پیشرفت و روند رو به جلو پروژه مطلع ساخت.