۶ گام موثر در برنامه ریزی بهینه برای جلسات پروژه

آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که در جلسه ای شرکت کرده باشید و پس از مدت کوتاهی جلسه را ترک کنید و از خود دلیل حضور خود را بپرسید؟ پاسخ به این پرسش اهمیت برنامه­ ریزی زمانی، مکانی، نفرات حاضر در جلسه و صد البته محتوای یک جلسه را مشخص میکند.

با توجه به نقش کلیدی برگزاری جلسات منظم و هدفمند در موفقیت یک پروژه، باید این حقیقت را نیز در نظر بگیریم که ماحصل برخی از جلسات (نه به طور خاص جلسات کم اهمیت) منجر به اتلاف وقت و هزینه های گزاف میشود که در نهایت موجب دردسر های بزرگ خواهد شد. منظور از این دردسر ها یعنی رویارویی با انبوهی از مشکلات که عبارت اند از:

1. حضور افراد نامرتبط در جلسات

2. نبود ارتباطات موثر پیرامون موضوع جلسه

3. فقدان شفافیت موضوع جلسه و مطالب ارائه شده

4. عدم وجود برنامه زمانی منظم برای جلسه

نکته قابل توجه اینجاست که داشتن برنامه ریزی درست و دقیق با در نظر گرفتن تمام جوانب امر و بدون تعارض و پیروی کردن از آن، سبب خواهد شد تا بتوانیم بر تمامی مشکلات فوق فایق گردیم و نهایتا جلسه ای کارامد با جلب رضایت تیم پروژه داشته باشیم.

پیش از برنامه ­ریزی برای یک جلسه سازنده از خودتان بپرسید، به چه دلیل، کجا، چگونه و … میبایست چنین نشستی داشته باشیم.

حال میتوانید با پاسخ به 6 سوال مطرح شده، جلسه مطلوب و مثمر ثمر داشته باشید.

1. چرایی؟ هدف جلسه را تعیین کنید.

2. چیستی؟ نتیجه نهایی جلسه را مشخص کنید.

3. چه کسانی؟ کسانی که نیاز است در جلسه حضور داشته باشند را مطلع کنید.

4. چیستی؟ اطلاعاتی که برای ارائه نیاز است فراهم کنید.

5. کی / کجا ؟ زمان و مکان برگزاری جلسه را مشخص کنید.

6. چه کسانی ؟ چگونه ؟ کسانی که نیاز است تا از روند جلسه مطلع شوند در جریان قرار دهید. (از طریق ایمیل، پیامک، هشدارها، و…)

تمامی موارد ذکر شده برای جلسات آنلاین نیز کاربرد دارد. ضمنا توجه داشته باشید جلسات آنلاین را کوتاه و دوستانه مدیریت کنید.

جلسات کارامد را می­توان شاه کلید برقراری ارتباطات در پروژه ها دانست.