آیا مدیریت پروژه‌های ITIL با چارچوب Prince2 موفقیت‌آمیز خواهد بود؟

در صورتيکه سازمان قصد پياده‌سازي چارچوب ITIL را داشته باشد، اين چارچوب را در قالب پروژه‌اي برنامه‌ريزي مي‌کند. مديريت پروژه پياده‌سازي ITIL همسو با چارچوب‌هاي مطرح مديريت پروژه، موفقيت پروژه را تضمين مي‌نمايد و ITIL به صورت اثربخش‌تر اجرا مي‌گردد. يکي از چارچوب‌هاي مديريت پروژه که همسويي بيشتري با پروژه‌هاي فناوري اطلاعات و ITIL دارد، چارچوب Prince2 مي‌باشد. چارچوب مديريت خدمات ITIL و چارچوب مديريت پروژه Prince2 به طور کامل يکديگر را پوشش مي‌دهند. به عبارت ديگر چارچوب ITIL روش مديريت خدمات فناوري اطلاعات را بيان مي‌دارد و چارچوب Prince2 رويکردي در راستاي تحقق روش فوق ارائه مي‌کند. استفاده همزمان اين دو چارچوب منافع بيشماري دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهيم نمود.

• شايد بتوان گفت که بيشترين منفعتي که رويکرد Prince2 به همراه خواهد داشت، اصل توجيه مستمر کسب‌وکار (Business Justification) و تمرکز مستمر بر «نمونه تجاري» در طول اجراي پروژه مي‌باشد. اين اصل تضمين مي‌کند که پروژه ITIL از اهداف اصلي خود منحرف نخواهد شد و مديران و مجريان پروژه در طول اجراي آن بر برنامه و طرح مديريت پروژه ITIL پايبند خواهند بود.
• ITIL چارچوب وسيعي است و چندين فرايند مهم را در دل خود جاي داده است که هر يک از اين فرايندها پيچيدگي‌هاي خاص خود را دارند. بنابراين در گام اول اين چارچوب بسيار دلهره‌آور است و انشعابات آن بسيار وسيع خواهد بود. رويکرد Prince2 با اصل مديريت مرحله به مرحله بر اين چالش فائق خواهد آمد و سازمان را در تعريف مراحل کوچک پياده‌سازي ITIL و مديريت آن کمک خواهد کرد.

• تاکيد رويکرد Prince2 بر ثبت تجارب حاصل از گذشته، يکي ديگر از حوزه‌هايي است که سازمان را در پياده‌سازي موفقيت‌آميز ITIL کمک مي‌کند. درس‌هاي آموخته شده از گذشته در سازمان، خواه مطلوب و يا نامطلوب کمک شاياني به مديران خواهد کرد و آنها را در برابر درگير شدن با نقاط کوري که قبلا در سازمان تجربه شده مصون مي‌دارد. آموخته‌هاي ثبت شده از تجارب گذشته تنها محدود به پروژه‌هاي گذشته نيست، بلکه مديران بايد تجربيات پروژه ITIL را نيز ثبت نمايند. اين تجربيات در آينده حتي براي سازمان بسيار سودمند خواهد بود.

• اصول مديريت ريسک در رويکرد Prince2 فرصت‌ها و تهديدهاي پروژه را به شکل خوبي مديريت مي‌کند. اين اصول در طول پروژه، رويکردي استوار و اثربخش را در اختيار مديران پروژه ITIL قرار مي‌دهد. Prince2 بر شناسايي و ارزيابي ريسک‌هاي پروژه قبل از آغاز و پس از آن کمک شاياني مي‌کند.

• با توجه به اينکه چارچوب ITIL بر اين امر تاکيد دارد که در ابتداي پروژه دامنه پياده‌سازي، عوامل کليدي موفقيت، شاخص‌ها و سنجه‌هاي مربوطه و … مشخص گردد، اين امر گام «شروع پروژه» و سند «ماموريت و بيانيه پروژه» را در رويکرد Prince2 بسيار ساده مي‌کند و هزينه و زمان کمتري براي آن صرف خواهد شد. به عبارت ديگر در اين بخش دو چارچوب يکديگر را همپوشاني مي‌کنند. وجود يک سند «ماموريت و بيانيه پروژه» خوب نشان‌دهنده بلوغ سازماني بالا مي‌باشد. معمولاً در بسياري از سازمان‌ها، در آغاز پروژه ITIL نقش‌ها و مسئولين هر فرايند و تيم اجرايي پياده‌سازي فرايند با توجه به نوع فعاليت افراد به سادگي قابل تشخيص و تشکيل مي‌باشد. بنابراين در اين مورد نيز ITIL به طراحي و انتصاب تيم پروژه سازمان همسو با Prince2 کمک زيادي خواهد کرد.

• يکي ديگر از مزيت‌هاي ITIL در اين است که اين چارچوب زبان مشترکي ميان تمام اعضاي تيم پروژه حاکم مي‌کند، به عنوان مثال تمام اعضاي پروژه تفاوت ميان رويداد (Incident)، مسئله (Problem) و رخداد (Event) را به خوبي درک مي‌کنند. بنابراين رويکرد Prince2 به راحتي تمرکز خود را بر تعريف محصولات محسوس و نيز معيارهاي کيفي آنها معطوف مي‌دارد.

• يکي از مزيت‌هاي مهم ITIL، پرکردن شکاف‌ها و خلاءهاي بالقوه در طول پروژه است. در پروژه ITIL تنها محصول نهايي مهم نيست، بلکه تحقق معيارهاي کيفي محصول در حد مطلوب، کاهش ريسک و توجه به دامنه پروژه بسيار مهم است. به عنوان مثال يکي از خروجي‌هاي پروژه ITIL، ميز خدمت خواهد بود. ITIL علاوه بر ارائه اين محصول، راهکارهايي در راستاي کاهش ريسک محصول، همسويي محصول با ساير پروژه‌هاي اجرايي و مرتبط با آن و نيز توجه بر بهبود مستمر آن را نيز مورد هدف قرار مي‌دهد. رويکرد Prince2 نيز بر تحقق معيارهاي کيفي محصول نهايي تمرکز ويژه‌اي دارد. در برخي موارد ممکن است هزينه بيشتري صرف شود تا رضايت مشتري و معيارهاي کيفي محصول محقق شود. اين دو چارچوب با وجود اين رويکرد، يکديگر را به طور کامل همپوشاني مي‌کنند