برنامه بهبود برای سال جدید!

قبل از عید یک مطلبی خوندم (اینجا) با این عنوان “The Science of Why New Year’s Resolutions Don’t Work” که خب کاملا گویاست مشکل اغلبمون به حساب میاد. اینکه چرا برنامه ریزیهایی که توی ذهنمون برای سال جدید انجام میدیم به نتیجه ای نمیرسه و عملی نمیشن! توی این مطلبی که لینکش را گذاشتم از دو منظر به موضوع نگاه میکنه، “عادت” و “داستانهای شخصی” که خب نمیخوام راجع به اینها چیزی بنویسم اما حتما بهتون پیشنهاد میکنم که این مطلب را بخونین (خیلی هم طولانی نیست 🙂 )

چیزی که من بیشتر میخوام سعی کنم توی این نوشته روش تمرکز کنم خود بخش برنامه ریزیش هست و با خوندن اون نوشته میتونین روی بهتر اجرا شدن و موفقیت آمیز بودنش تمرکز کنید. البته این توضیح را بدم که اتفاقا کمی هم رویکرد برنامه ریزی شرکتی/تیمی بهش دارم و فقط از منظر شخصی به این نوشته نگاه نکردم (البته همین باعث شده که مثال هام کمی قاطی پاتی و از این شاخه به اون شاخه به نظر بیاد 🙁 ).

از کجا شروع کنیم؟

طبیعتا باید از انتخاب اولویتها و تعریف پروژه بهبودمون شروع کنیم، اما جواب به این سئوال که اولویتهامون رو روی چی بزاریم واقعا خیلی سخته! یه نگاهی بندازیم و ببینیم چه گزینه هایی معمولا وجود دارن 🙂 مثلا مواردی که خیلی ساله میخوایم انجامشون بدیم و نشده؟ تغییرات دم دستی و راحت برای انجام دادن؟ مواردی که تویی همین سال گذشته خیلی ازشون لطمه خوردیم و اذیت شدیم؟ مواردی که میتونه توی کوتاه مدت برامون آورده بزرگی داشته باشه؟ و شاید چندین گزینه دیگه؛ راستش انتخاب بین این گزینه ها میتونه خیلی سلیقه ای باشه اما خب من تقریبا یک گزینه ترکیبی را مد نظر دارم. انتخاب خود من ترکیبی از این دو تا گزینه است “مواردی که توی همین سال گذشته (یا هر بازه زمانی دیگه ای) خیلی ازشون لطمه خوردیم و اذیت شدیم” و “مواردی که میتونه توی کوتاه مدت برامون آورده بزرگی داشته باشه“؛ این دو تا رو میشه تقریبا از دو تا کلمه ای که من خیلی ازشون توی جلسه های تعریف پروژه با کارفرماها استفاده میکنم استنباط کرد. کلمه های “Pain Point” و “Quick Win” (براشون کلمه معادل فارسی خوب ندارم اما خب همینجوری بخوام معنیشون کنم اولی میشه “جایی که درد میکنه” و دومی هم میشه “بردها/پیروزیهای سریع”)؛ خب، با کلمه اولی بیشتر روی این تاکید میکنیم که چه هدفی/پروژه ای را برای رسیدن/انجام دادن انتخاب/تعریف کنیم و با کلمه دوم نحوه رسیدن به نتیجه و انجام دادن را تشریح میکنیم.

بزارین کمی بیشتر توضیح بدم. خب ما میخوایم از بین N تا گزینه حداقل یکی را انتخاب کنیم، کدوم را انتخاب کنیم؟ جواب اینه، اونی که بیشترین ضرر را ازش دیدیم. مثلا مشکل مدیریت زمان داریم و احساس میکنیم که وقتمون خیلی به بطالت میگذره و از اون طرف به هیچ کاری نمیرسیم، خب روی همین تمرکز میکنیم. احساس میکنیم توی روابط خانوادگی مشکل داریم و هی داریم خودمون یا اطرافیان را اذیت میکنیم، خب پس روی همین وقت بزاریم. یا مثلا به سلامتیمون بی توجه بودیم و از وضعیت الانمون احساس نگرانی داریم، اینم میتونه اولویت خیلی هامون باشه! شرکتی/تیمی هم بخوام مثال بزنم میشه مثلا عدم مستند سازی، دوباره کاری، کم انگیزه بودن افراد و … به عنوان مواردی که خیلی پررنگ ازشون ضربه خوردیم و میخوریم.

پس گام اول انتخاب اولویتمون باید باشه چون اگر روی مواردی که خیلی اولویت جدی برامون ندارن یا بهتر بگم هنوز چوبش را نخوردیم تمرکز کنیم خیلی جدیشون نمیگیریم و برای به نتیجه رسیدن روشون انرژی کافی هم نمیزاریم.

بعد از اتخاب اولویت چه کار کنیم؟

اصولا باید شروع کنیم به برنامه ریزی و بعدش اجرا! توی این مرحله هم یک چیزایی را باید در نظر بگیریم؛ با فرض اینکه توی مرحله قبل تمرکزمون روی Pain Point ها بود، توی این مرحله خیلی خوبه که به Quick Win ها توجه داشته باشیم. اینها اون مواردی هستن که معمولا با صرف زمان و انرژی کم میتونه تفاوت زیادی توی شرایط ایجاد کنه و باعث “پیروزیهای سریع” بشه! مثلا اگر در زمینه بهبود رضایتمندی مشتریان شرکت دارید کاری میکنید بعضی از اقدامات هستن که میتونن باعث بشن یکهو رضایتمندی مشتریان تغییر زیادی بکنه و خود مشتریان و سازمان هم متوجه بشن که داره یک اتفاقهایی میافته؛ اینجوری همراهی بقیه هم با کارهایی که دارین انجام میدین خیلی بیشتر میشه.

نکته خیلی مهم اینه که توی این برنامه ریزی نباید راجع به اهداف و خواسته هامون کلی صحبت کنیم و باید سعی کنیم که نتایج مشخص و قابل دسترسی را برای خودمون تعریف کنیم که ممکنه این نتایج قابل دسترس گامهایی باشن در راستای رسیدن به همون هدف بزرگتر و اصلی! مثلا اینکه بگیم میخوام در سال جدید لاغر بشم، رژیم بگیرم، بیشتر ورزش کنم و … به درد نمیخوره! چون قابل اندازه گیری نیستند و نمیشه رسیدن یا نرسیدن بهشون را ارزیابی کرد. طبیعتا یکی از اقدامات اولیه و مهم (به نوعی پیشنیاز) برای این برنامه ریزی، ارزیابی شرایط موجود (AS IS) و تعریف شرایط مطلوب (TO BE) هستش؛ خب اگر بخوام از همین مثالهای ۲-۳ خط بالا استفاده کنم شرایط میشه اینکه خب الان وزنمون چقدره؟ میخوایم چقدر بشه؟ الان چقدر ورزش میکنیم (احتمالا هیچی:) )؟ چقدر فکر میکنیم که میتونیم ورزش کنیم (واقع بینانه)؟

خب بعد؟ میایم این شرایط مطلوب را تقسیم میکنیم به چند تا بخش کوچیکتر! طبیعتا اگر مثلا الان ۱۰۰ کیلو هستین و میخواین ۷۰ کیلو بشین که منطقی نیست کل این ۳۰ کیلو را بخواین توی یک مرحله برنامه ریزی کنین! میتونین مثلا بازه های ۵ کیلویی در نظر بگیرین و همراه با محدوده زمانی!

اگر بخوام یک تصویر بزرگتر بدم الان به یک همچین جایی رسیدیم:

• هدف اصلی: کاهش وزن/رسیدن به وزن مناسب
• وضعیت فعلی: ۱۰۰ کیلو
• وضعیت مطلوب: ۷۰ کیلو
• بازه زمانی مطلوب برای رسیدن به وضعیت مطلوب: پایان سال ۹۶

به اینجا که رسیدیم میشه همونی که گفتم باید توی بخشهای کوچیکتر تقسیمشون کنیم. دلیل اصلی اینکار میدونید چیه؟ اینکه توی خیلی از شرایط اقداماتی که باید برای هر مرحله انجام بدیم متفاوته! مثلا شما ۵ کیلوی اول را شاید خیلی ساده و با یک تغییر جزئی توی رژیم غذاییتون بتونید کم کنید اما این تغییر برای ۲۵ کیلوی بعدی که دنبالش هستین جواب نمیده 🙁 ۵ کیلوی دوم نیاز داره که فعالیت بدنیتون را هم افزایش بدین؛ ۵ کیلوی بعدی نیاز به تغییر بخشهایی از سبک زندگیتون داره، نوع تغذیه، میزان فعالیت روزانه، طول خواب، زمان خوابیدن و بیدار شدن و …؛ این تقسیم بندی چه توی برنامه های بهبود فردی و چه شرکتی/سازمانی یک خوبیه دیگه داره و اونم اینه که شما در طول مثلا یکسالی که برنامه ریزی کردین چشم انتظار رسیدن به نتیجه نیستین و دارین توی بازه های زمانی کوچیکتر به نتیجه میرسین و میتونین انرژی بگیرین و حتی خودتون/تیمتون را تشویق کنید!!

پس اگر واقعا دنبال ایجاد یک تغییر یا بهبود هستین باید حتما این شکلی بهش نگاه کنید.

جمع بندی

من خیلی کلی ماجرای برنامه های بهبود را به دو بخش تقسیم کردم. اول انتخاب و اولویت بندی چیزی که میخوایم بهبود بدیم و دوم هم اینکه چه جوری برای رسیدن بهش برنامه ریزی کنیم. طبیعتا میشه ماجرا را خیلی ریزبینانه تر نگاه کرد اما واقعا برای بهبودهای شخصی به جزئیات بیشتری نیاز نداریم و جزئیاتش میتونه در مواردی که دارین شرکتی برنامه ریزی میکنید به درد بخوره (اما واقعا توی شرکت در همین حد هم وقت بزاریم به نتیجه میرسیم 🙂 )!

توی یک نوشته جداگانه چند تا پیشنهاد بهبود شرکتی هم میدم که اگر دوست داشتین توی شرکت/تیمتون روشون وقت بزارین البته عموما در زمینه فناوری اطلاعات (زمینه فعالیت خودم) به درد میخورن؛ اینها مواردی هستن که توی اغلب شرکتها و سازمانهایی که بهشون سر میزنم باهاشون برخورد میکنم و میبینم که همه باهاش مشکل دارن اما کسی کاری براشون نمیکنه؛

اگر شما هم پیشنهادی دارین که فکر میکنید بقیه هم توی سال جدید روش وقت بزارن خوبه، لطفا همین پایین بنویسین 🙂

بابک ایزدی