مدیریت تغییر و کسب و کار مدرن

تعریف کتابی مدیریت تغییر: هماهنگی ساخت یافته در طول تغییر از موقعیت A به موقعیت B در جهت رسیدن به تغییری ماندگار در سازمان!

این تعریف، تعریف خیلی درست و دقیقی است. اما اگر شما در قسمت پیشخوان خدمت کار می کنید، برای شما مدیریت تغییر چیزی فراتر از یک هماهنگی است. در واقع می توانیم بگوییم که یک فرایند از پیش تعریف شده است، فرآیندی که شامل مراحل درخواست برای تغییر، بازبینی، ارزیابی، تایید، پیگیری و نظارت می شود.

اما سوال این است که چرا ما نیاز داریم تا تغییرات را مدیریت کنیم؟

جوابش خیلی سادست، به خاطر اینکه خیلی از سازمان ها تلاش می کنند تا در برابر تغییرات مقاومت کنند و دلایل زیادی هم میتواند داشته باشد. برای مثال اگر برنامه ریزی درستی انجام نشود، برای تغییرات مدت زمان و یا منابع کافی تخصیص داده نشود ، تغییرات غیر مجاز که میتواند برای واحد IT خیلی مشکل ساز شود، یا عواملی که باعث میشود خدمات حیاتی کسب و کار از کار بیفتد یا اینکه نتوانیم تغییرات را به بهترین و منطقی ترین روش اولویت بندی کنیم. همه این دلایلی که گفتیم مدیریت تغییر را تبدیل میکند به یک فرایند کلیدی برای هر سازمان و بخش IT مخصوصا برای سازمان های خیلی بزرگ .

تعریف کتابی مدیریت تغییر: هماهنگی ساخت یافته در طول تغییر از موقعیت A به موقعیت B در جهت رسیدن به تغییری ماندگار در سازمان!

مدیریت تغییر به واحد IT کمک می کند تا بتواند همه چیز را تحت کنترل داشته باشد بدون اینکه درگیر بروکراسی شود. به نظر عالی میرسه، اینطور نیست؟

برای اینکه تغییرات بتوانند به روشی درست مدیریت شوند ما باید به این نکات دقت کنیم:

• محدوده (scope) تغییرات
• خدمت/ خدماتی که تحت تاثیر تغییر قرار می گیرند
• اقلام پیکربندی (CIs) که تحت تاثیر تغییر قرار می گیرند
• اقدامات مورد نیاز که برای پیاده سازی تغییر باید انجام دهیم
• مدنظر گرفتن ریسک های ناشی از تغییر
• داشتن برنامه ای برای تست (test plan)
• برنامه اجرایی واقعی شامل انتقال دانش، آموزش و ارتباطات
• منابعی که برای پیاده سازی تغییر نیاز داریم
• در نظر گرفتن تاثیرات بالقوه تغییر بر روی طرح های استراتژیک مثل طرح تداوم کسب و کار، تاثیر تغییر بر روی کاتالوگ خدمات و یا تاثیر بر روی توافقنامه های سطح خدماتی (SLA) فعلی
• هرگونه هزینه های مرتبط با تغییر

ابزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ماروال (MSM) همه این نکات و فعالیت ها را در قالب یک مدل تغییر (Change Model) خلاصه می کند؛ به این صورت که هرجایی از تغییر که نیاز به تاییدیه داشته باشد، یک نوتیفیکیشن از طریق ایمیل برای فرد/ افراد تایید کننده ارسال می شود. تمامی افرادیکه در تغییر نقش دارند می توانند در رسیدگی به درخواست تغییر شرکت داشته باشند. و این خودش کمک می کند تا افراد به آهستگی به سمت تغییر حرکت کنند. از طرف دیگر باید تمامی مستندات ضروری به درخواست تغییر پیوست شود و تصمیم نهایی ، تغییر تایید یا رد تغییر، می تواند ثبت شود..

مدیریت تغییر به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند پاسخ سریعتری به نیازهای در حال افزایش بدهند بدون اینکه بخواهد قطعی یا خرابی در سیستم اتفاق بیفتد. مدیریت تغییر کمک می کند تا ریسک ها را کاهش دهیم، تداوم کسب و کار را بهبود دهیم و مطمئن شویم که تمامی تغییرات ثبت می شوند و به درستی مدیریت می شوند. مدیریت تغییر فرایندی است که به کسب و کار کمک می کند تا با چالش های پیش رویش با حفظ یک محیط سالم، رقابتی و عملکردی به روز شود. فرایند تغییر همراه با یک تکنولوژی عالی می تواند تاثیر بسیار خوبی بر روی عملکرد کسب و کار داشته باشد.