وقتی حرف از بهبود میزنیم از چی حرف میزنیم؟ (نگاهی ساده به مدیریت ناب یا Lean Management)

به عنوان یک مشاور سازمانی اغلب اوقات عنوان اصلیِ کاری که قرار هست توی یک شرکت یا سازمان انجام بدی “بهبود” میشه! توی این نوشته میخوام به یکی از رویکردهای خیلی جذاب و کاربردی برای بهبود بپردازم و کمی راجع بهش بنویسم. کلیت ماجرای این نوشته به مفهوم Lean Management یا چیزی که توی فارسی به اسم مدیریت ناب شناخته میشه ارتباط داره.

خب اگر کمی توی اینترنت جستجو کنید با عبارتهای مختلفی که توی همشون Lean وجود داره مواجه میشین مثل Lean Production، Lean Manufacturing، Lean IT، Lean StartUp، Lean SixSigma و احتمالا nتای دیگه! خب یعنی چی؟ ماجرا خیلی پیچیده نیست ماجرای اصلی اینه که Lean در اصل یک مفهوم کلیه با یکسری اصول که حالا افراد مختلفی اومدن توی حوزه های مختلفی ازش استفاده کردن و انگار که بشه بگی برای موارد مختلفی سفارشی سازی شده 🙂

از اونجایی هم که نمیخوام نوشته خیلی طولانی بشه پس تمرکز رو روی همون مفهوم اصلی میزارم و کمی راجع بهش توضیح میدم. بطور کلی مفهوم Lean از دو تا اصل کلی نشأت گرفته:

• احترام به افراد
• بهبود مستمر

به همین سادگی! واژه Lean بطور کلی به رویکردی اشاره داره که بر اساس اون قراره ما بطور مستمر و روزمره فعالیتهای کاریمون رو بهبود بدیم. چه جوری؟ با افزایش ارزش ایجاد شده برای مشتری در کنار کاهش ضایعات و این یعنی تولید ارزش بیشتر برای مشتری با استفاده کمتر از منابع! نکته مهمی که توی اغلب رویکردهای مدیریت نسبتا بروز روشون خیلی تاکید شده اینه که تمامی اجزا تشکیل دهنده یک سازمان (نیروی انسانی، فرآیندها و ابزار) باید حول محور ارزش شکل گرفته باشند.

کلمه Lean از حدود ۳۰ سال پیش و پیرو یک پژوهش که در شرکت تویوتا انجام شد به حوزه مدیریت وارد شد. البته خیلی از اجزا تشکیل دهنده این تفکر قدمت خیلی بیشتری دارند و بهتون پیشنهاد میکنم صفحه ویکیپدیا مربوط بهش رو بخونید که توش به تاریخچه حتی ۱۰۰ سال پیشش هم اشاره کرده (اینجا).

اما اصل مطلب، تفکر ناب همونطوری که بالا هم گفتم دنبال اینه که ضایعات رو کاهش بده و خیلی کلی این ضایعات رو توی سه تا گروه دسته بندی میکنه؛ مودا (Muda)، موری (Muri) و مورا (Mura)؛ اصل ماجرا که برای عموم هم آشناتره حول و حوش Muda میچرخه! مودا یک کلمه ژاپنیه و معنیش میشه ضایعات، بی ارزش، به درد نخور؛ حالا توی Lean اومدن ۷ تا مورد رو به عنوان ضایعات یا موارد به درد نخور معرفی کردن که البته توی بعضی جاها این ۷ تا ۸ هستش و من هم روی همون نسخه ۸ تایی توضیح میدم (همین شکل پایین).

این جمله ساده رو توی ذهنتون داشته باشین که وقتی توی فارسی هم از کلمه ناب استفاده میکنیم منظورمون یک چیز خالص و ایده اله! پس این تفکر هم قراره ما رو به سمت ارائه یک محصول یا خدمت ایده ال سوق بده 🙂

خب توی Lean این ۸ تا مورد رو لیست کردیم به عنوان ضایعات، به چه دردی میخوره؟ هیچی دیگه قراره ما هر روز صبح که میایم سر کار سعیمون این باشه که دنبال اینها بگردیم و اگه باهاشون برخورد کردیم سعی کنیم حذفشون کنیم یا اینکه حداقل برای کم شدنش کاری بکنیم. مثلا اولی یا همون Defect که عملا میتونیم به عنوان خطا هم ازش نام ببریم! اگه شما مجبور باشین برای بر طرف یک خطایی توی برنامه ای که تولید شده و الان مشتری داره ازش استفاده میکنه کلی کار دوباره انجام بدی، خب این الان یکی از همون ضایعات به حساب میاد! چه کار کنیم؟ هیچی دیگه کیفیت محصول تولید شده را افزایش بدیم که این خطاهای احتمالی کاهش پیدا کنند (مکانیزم تست رو بهبود بدیم، فرآیندهای کنترل کیفیت رو بازنگری کنیم و …). یکی دیگه اشون مثل Motion یا حرکت، این دیگه مصداق بارز سازمانهای ایرانیه! اگه مثلا ارباب رجوع برای اینکه کارش انجام بشه باید ۱۰ دفعه طبقات رو بالا و پایین بره (یعنی همون حرکت داشته باشه) دوباره داریم ضایعات ایجاد میکنیم. باید یک کاری کنیم که طرف همون بیاد دم در کارش و بگه و تا آخرش از همونجا کارش انجام بشه (توی این مایه ها یک مفهومی هست به اسم Single Window که اگه دوست داشتین براش جستجو کنید)!

یکی دیگه اشون Extra Processing یا پردازش اضافی هستش؛ اینم عملا تاکید روی یکجور وسواس بی مورد هستش و میگه شما باید به همون اندازه ای که مشتری توقع داره روی محصول یا خدمت وقت بزاری و اگه برای اینکه هی کیفیت را بالا ببری (بالاتر از اون چیزی که توافق بوده یا توقع میشتریه) وقت بزاری عملا دوباره داری برای ضایعات انرژی مصرف میکنی.

اون مورد هشتمی که گفتم توی لیست اولیه نیست گزینه Non Utilized Talent یا استعدادهای استفاده نشده است. اگه شما توی تیمتون آدمهای خیلی توانمند و با تجربه ای دارین اما از اونها برای کارهای دم دستی استفاده میکنید باز دارین ضایعات رو افزایش میدین و باید یک فکری براش بکنید.

دیگه بقیه اش رو خودتون روش فکر کنید. اما یک توضیح مختصری هم راجع به موری و مورا بدم 😉 موری هم طبیعتا یک کلمه دیگه توی زبون ژاپنیه و معنیش میشه غیرموجه، غیر ممکن، فراتر از توان فرد؛ خب تقریبا از معنی کلمه اش میشه نتیجه گیری کرد قراره چی بگه! اینم میگه که اگه کارها و کلا روالها رو درست و استاندارد شده تعریف نکنی نتیجه اش میشه بار زیادی که میافته گردن یکنفر و نتیجه اش؟ بله، تاخیر در اجرا، کاهش کیفیت، عدم رضایت کارمند و … پس ما دوباره باید اینها رو به عنوان یکی از ضایعات کاهش بدیم. چه جوری؟ هیچی دیگه بیایم کارهای و نقشهای افراد رو بررسی کنیم و اگر گیرهای این مدلی توشون وجود داره بر طرفشون کنیم.

نوبت آخری شد و همون مورا، معنیش میشه ناهموار، ناموزون، بی نظم! ما توی این میگیم گردش کار توی یک فرآیند باید یکجوری طراحی شده باشه که بتونیم یک گردش یکنواخت و پیوسته را از اول تا آخر داشته باشیم؛ نه اینکه مثلا کار تا یکجایی خوب پیش بره بعد مجبور باشیم توی یک مرحله بخصوص کلی معطل بشیم. این موضوع توی خطهای تولیدی و کارخونه ها خیلی مشکل ساز بود و عملا اون مفهوم سیستمهای Just In Time برای رفع همین مشکل معرفی شدن.

اینایی که بالا صحبت کردیم (بخصوص اون لیست هشت تایی) میتونه یک راهنمای ساده برای بهبود باشه که هر مشاور یا سازمانی بر اساس اونا بیاد و برنامه های بهبود تعریف کنه! اگه یک کوچولو دور و برمون رو نگاه کنیم کلی از این ضایعات میبینیم که حذف خیلیهاشون پیچیدگی خاصی نداره 🙂