10 دلیل چرایی شکست استقرار پروژه ITIL

1- نگاه اجرایی داشتن به پروژه ITIL.

در ابتدا باید بدانیم، ITIL نه صرفا یک برنامه قابل اجرا است و نه یک استاندارد. بلکه بهروشی است با ویژگی های منحصر بفرد که می‌توانید درون سازمان خود پیاده سازی کنید.

2- بازبینی نکردن فرایندهای موجود.

ITIL  به سادگی حلال تمامی مشکلات شما نخواهد بود. دو مولفه کلیدی که در بهبود شرایط کاری سازمان شما نقش دارند عبارت اند از: بازنگری و یا بهبود فرایندها و توانایی نیروی انسانی برای تغییر و نیز قبول تغییرات.

3- عدم صرف زمان کافی برای درگیر کردن افراد مرتبط.

بی توجهی به اصل این شرط، میتواند ضربه بزرگی در خروجی کار شما وارد کند. باید آگاه باشیم اگر تیمی را مسئول اعمال تغییرات و نیز گروهی را به عنوان بازه تحت تست قرار داده باشیم در حالی که این افراد مستقیما تحت تاثیر آن تغییر قرار نگرفته باشند قطعا خطای بزرگی در مجوعه کاری وارد خواهد شد.

4- تمرکز بر جنبه هایی از ITIL که ROI زود بازده از خود نشان نمی‌دهند.

برای شروع بهتر است سراغ آن دسته از فرایندها و اقداماتی بروید که در کوتاه مدت نتیجه مطلوب و زود بازده را از فعالیت انجام شده کسب کنید. به عنوان مثال میتوان طراحی و پیاده سازی ساختار میز خدمت، فرایند مدیریت تغییرات و یا بهبود سلف سرویس کاربران که تمایل زیادی به تغییرات با تاثیر گذاری بالا و زود بازده‌ دارند اشاره نمود. اگر به دنبال تعریف پروژه های بلندمدت هستید بهتر است با این نواحی شروع کرده و بعد به سراغ دیگر فرایندها بروید. چرا که در آینده راه اندازی و پیشرفت رو به جلو پروژه‌ها راحت‌تر خواهد بود.

5- مانوس نشدن با ITIL.

تجارب مثبت و منفی در سابقه کاری خود در پیاده سازی ITIL و یا هر بهروشی میتواند در پیشبرد امور تاثیر گذار باشد. تنها به هدف نگاه کنید و تا جایی که امکان دارد هدفمند باشید.

6- کم اهمیت شمردن ابزارهای مدیریت خدمات IT.

ابزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات قلب واحد IT سازمان محسوب می‌شود. اگر ابزار قابلیت بروز شدن، پشتیبانی از تمامی و یا برخی از فرایندهای ITIL و … را نداشته باشد، پیاده سازی این بهروش کمک شایانی نمیتواند در تحقق نتیجه مطلوب و مورد انتظار داشته باشد. پس یک گام به عقب بردارید و ببینید که چگونه اهداف‌تان با توانایی‌های ابزار شما مطابقت دارند.

7- تمرکز بر ITIL  به عنوان یک هدف با خط پایان مشخص.

ITIL  با مجموعه گام های تکرار شونده و فرایندهای مشخص در هر گام، در تلاش است تا بهبود مستمر خدمات صورت پذیرد. لذا نمیتوان آن را به عنوان یک پروژه با بازه زمانی از قبل تعیین شده نگاه کرد و از همان ابتدا در انتظار رسیدن به تاریخ خاتمه پروژه بود.

8-  تفکر ناهمسوی ITIL با  چارچوب‌های نوین

باید برای کل سازمان نه بطور خاص واحد IT، منافع حاصل از استقرار پروژه ITIL قابل لمس و عینی باشد و بر تاثیر آن بر کل کسب و کار آگاه باشند. نکته قابل توجه در واحدهای IT مدرن این است که انعطاف پذیری ITIL با دیگر تکنولوژی های نوظهور در سازمان، بخوبی نمایان است و نگرانی از عدم همسویی چارچوب‌های نوین همچون DevOps، Lean Management، Cobit …  ندارند.

9- توقع بهبود همزمان در چند نواحی.

هیچ اجبار و زوری برای پیاده سازی تمامی فرایندهای ITIL وجود ندارد. این تصمیم با شماست تا حسب نیاز مجموعه کاری خود، تمام و یا برخی از فرایندها را دنبال کنید. این حقیقت بر هیچ کس پوشیده نیست که شروع پروژه‌‌‎ای همچون ITIL با حفظ استقرار تمامی فرایندها بطور همزمان نمیتواند منجر به بهبود قابل قبول شود.

10- نادید گرفتن تاثیر فرهنگ سازمانی.

با حفظ این نکته که سازمان شما منحصر بفرد است لازم است، قبل از هر اقدامی یک گام به عقب بردارید و خارج از گود به تمام زوایا علی الخصوص نیروی انسانی و فرهنگ حاکم نگاه ریزبینانه داشته باشید و بدانید برخورداری از یک فرهنگ سازمانی سالم و قوی میتواند یک شکست را به یک موفقیت تبدیل کند.