14 نکته‌ی کلیدی برای اجرای فرآیند بهبود مستمر خدمات

اگر بپذیرید که بهبود میتواند به یک فعالیت روزانه برای هر فرد و سازمانی تبدیل شود پس در واقع مفهوم بهبود مستمر را باور دارید. در ادامه این نوشته یک لیست از 14 نکته‌ی ساده برای اینکه بتوانید بهبود مستمر را بسادگی در فعالیتهای روزمره خود و همکارانتان بگنجانید آمده است که پیشنهاد میکنیم آنرا چندین بار مرور کنید.

1. ساده شروع کنید و بیش از حد بلند پروازانه و غیرواقعی برنامه ریزی نکنید. این یک نکته کلیدی است!
   
2. حمایت مدیران ارشدتان را بدست بیاورید. اگر بتوانید آنها را در رابطه با این مفهوم خوب توجیه کنید، بسیار بیشتر از آنچه فکر میکنید میتوانند به شما کمک کنند!
   
3. بهبود مستمر خدمات را در سازمان طوری پیش ببرید که برای افرادی که در این راستا کار می‌کنند مهیج باشد.
4. مالک بهبود مستمر خدمات را مشخص کنید. این نقش شامل فرهنگ‌سازی، اجرای فرایند و حفظ ارزش‌های اخلاقی می‌باشد. توصیه می‌کنیم که بیش از یک نفر در این نقش مشارکت داشته باشد.
5. دریافت ایده ها و پیشنهادات بهبود را تسهیل کنید. جلسات رسمی برای اینکار برگزار کنید، صندوق پیشنهادات راه اندازی کنید؛ حتی میتوانید جایزه‌ی کوچک برای مثلا 3 ایده‌ی برتر در نظر بگیرید.
6. هر ایده بدون در نظر گرفتن اینکه کوچک است یا بزرگ، به طور بالقوه با ارزش است. همیشه ایده‌های جدید را دریافت کنید چرا که می‌توانند کارآفرین دهه‌ی بعدی باشند.
7. برای بررسی ایده ها کمیته ای متوازن از افراد فناوری اطلاعات (IT) و کسب و کار تشکیل داده و بطور منظم جلساتی را برگزار کنید. به تمامی ایده ها چه آنهایی که تایید میشوند و چه آنهایی که رد میشوند بازخورد دهید.
   
8. اگر پیشنهادی را نپذیرفتید، با رعایت ادب و حساسیت بر این موضوع، توضیح دهید که چرا ایده‌ی آن‌ها پذیرفته نشد. با این کار به حفظ انگیزه برای ارائه‌ی ایده‌های دیگر، کمک خواهیدکرد.
9. نهایتا،این افراد هستند که با ایده‌های خود سبب می‌شوند که بهبود مستمر خدمات بدرستی کار کند، نه ابزار یا تکنیک. ابزارها و تکنیک‌های خوب، به افراد این امکان را می‌دهند که به طور موثر کار کنند، اما بدون برنامه بهبود مستمر خدمات بعید به نظر می‌رسد.
10. به دنبال بازخورد مشتری باشید. مشتریان بهترین منبع جهت فهم اینکه چه چیز واقعا میتواند برای سازمان شما مثمرثمر باشد هستند.
11. به یاد داشته باشیدکه برنامه بهبود مستمر خدمات، یک پروژه با زمان شروع و پایان مشخص نیست، بلکه باید بطور پیوسته دنبال گردد و نیازمند تعهد و باور سازمانی است.
12. زمانی بهبود مستمر خدمات موفق و اثر بخش خواهد بود، که در برنامه‌ریزی آن نگاه ما همواره یک گام جلو تر از سایر فعالیتهای سازمان باشد. به عنوان یک مدیر بهبود باید پیشتر ببینید و پیشتر فکر کنید.
13. فعالیت‌ها و موفقیت‌های بهبود مستمر خدمات را اعلام کنید و همه را درگیر و علاقه‌مند نگه دارید.
14. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت خدمات IT ، فرایند بهبود مستمر خدمات را مدیریت کنید.

ابزار مدیریت خدمات ماروال (MSM) یکی از آن دسته ابزارهایی است که با استفاده امکانات خود میتواند بستر را برای آغاز عملیاتی بهبود مستمر مهیا کند. در صورت تمایل به اطلاع از این امکانات با ما تماس بگیرید.