مدیریت پروژه و نکاتی برای حفظ همراهی کارمندان در طول پروژه

همه ما میدانیم مدیریت یک پروژه در سطح تیم های بزرگ و یا چند وجهی که بر نوآوری و ابتکار تمرکز دارند امری لازم و ضروری است، مخصوصا در صنعت فناوری که امور محول شده به افراد خیلی تخصصی، پیچیده و زمان انجام کار با حساسیت بالایی دنبال میشود بسیار حیاتی خواهد بود. مطمنا بدون داشتن فرایند منسجم، براحتی از عملکرد تیم عقب خواهیم ماند و در پس آن مشکلات نیز افزایش خواهد یافت. برای اینکه بدانیم رهبران چگونه باید وظایف خود را مدیریت و سازماندهی کنند از برخی از اعضای شورای تکنولوژی فربس (Forbes Technology Council) خواستیم تا ما را برای کسب موفقیت در این راه راهنمایی کنند. بهترین راه حل‌های عنوان شده به شرح زیر است:
۱. تیم‌ محور بودن (Squad – Team)
بر طبق طرز تفکر و فرهنگ DevOps برای مدیریت یک پروژه‌ی موفق، لازم است تیم های کوچک، انعطاف‌پذیر و مستقل با مجموعه وظایف تعریف شده و تقسیم شده به هر فرد در همان حیطه کاری، ایجاد کنید و سعی داشته باشید دیوار ابهامی که ممکن است بین تیم‌های کاری مختلف وجود داشته باشد را بشکنید. و نهایتا خواهید دید که فقدان ارتباطات باز و سازنده میان اعضای تیم‌ها کاهش خواهد یافت.
۲. همراستایی امور و عملکرد افراد با اهداف کسب‌وکار
عملکرد اعضای تیم را با اهداف سازمان گره بزنید و بطور مکرر پیشرفت امور را مرور کنید. این کار به طور طبیعی به تیم شما انگیزه می‌دهد تا چشم خود را بر روی توپ (هدف) نگه دارند و از فعالیت‌هایی که از نظر کمی و کیفی ارزش آفرین نیست اجتناب کنند.
۳. بهره‌گیری از تکنولوژی هوش مصنوعی برای سپردن وظایف سطح پایین و خودکار کردن برخی از فرایندها و امور
با خودکار کردن برخی از اموری که نیاز به نیروی انسانی ندارد مانند فرایند تست، میتوان فرصت تمرکز بر نوآوری و ابتکار را خلق کرد تا کسب‌وکار را به سمت جلو هدایت کند.
۴. پیروی از اصول Kanban
خوب است بدانید چنین اصولی از دنیای چابک (Scrum) نشات‌گرفته است و میتوان برای سازمان دهی و سامان دهی امور در سراسر پروژه از آنها بهره گرفت. رویکرد این اصول به این گونه است که، با شکستن امور (Back Log) در قالب (Sprint Planning) با محدوده زمانی مشخص می‌توان دید روشن و واضح از تمامی امور و میزان ترافیک کاری را مشاهده کرد و نسبت به اولویت بندی مجدد هر یک از آنها اقدام نمود.
۵. تعریف درست و دقیق از وظایف کارمندان
در صورتی که کارکنان موظف به انجام وظایف مشخص در حیطه‌ی کاری خودشان باشند، در صورت انجام درست آن، کسب‌وکار در امن وامان خواهد بود.
۶. آموزش مدیریت زمان
یک دوره آموزش مدیریت زمان به کارکنان کمک خواهد کرد تا کارهای شخصی و غیر ضروری خود را کنار بگذارند و جریان کار را طبق زمان مقرر پیش ببرند.
7 .تنظیم انتظارات واضح و داشتن ایست‌های بازرسی در امتداد پروژه
ارتباطات مبتنی بر استراتژیک، خود یک کلید است. قبل از شروع یک پروژه، مطمئن شوید که همه، دید روشن از نتیجه، زمان و معیاری از آنچه که موفقیت به نظر می‌رسد، دارند. همچنین ایست‌های بازرسی را در امتداد راه با تیم‌های خود ایجاد ‌کنید تا از وضعیف امور آگاه شوید و بدانید پیشرفت کار تا چه اندازه است. (این کار برای ایجاد تعادل بین مدیریت پروژه و استقلال کارکنان حیاتی است.)
۸. تشویق به داشتن ارتباطات، دریافت بازخوردها و مشارکت افراد
نقش ارتباطات باز و سازنده بسیار پر رنگ دیده شده است. جلسات روزانه، هفتگی و ماهانه تنظیم کنید. بازخوردهای مثبت و چه منفی را ارائه دهید. منتظر بازبینی عملکرد تناوبی نباشید. همه باید بدانند که در کجا می‌ایستند و کجا باید پیشرفت کنند. فرهنگ تیم مهندسی، از هم‌کاری نزدیک برای حل مسائل و میزان تاخیرات پروژه گرفته تا حفظ پایبندی به نقشه راه، را شامل می‌شود.
۹. رسیدگی به امور مهم کاری و تمرکز بر آن
جلسات روزانه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات عالی هستند، همچنین میتوان از این مسیر امور مهم را نیز رتبه‌بندی ‌کنید. مطمنا در صورتی که کارمندان شما وظایف زیادی داشته باشند، نخواهند توانست روی هر کدام از آنها بطور مساوی کار کنند. طول فهرست کاری آنها بسیار مهم است. اموری که در وسط یک لیست طولانی قرار دارند به احتمال زیاد به سمت جلو حرکت نمی‌کنند و به دلیل به روزرسانی های دیر به دیر در وضعیت ثابت خواهند ماند و گزارش کاذب از پیشرفت کار را خواهیم دید.
۱۰. اولویت‌بندی براساس فوریت و اهمیت
یکی از وظایف مهم مدیریت امور، شناسایی وظایف حول دو بردار فوریت و اهمیت است. بدیهی است که ما می‌خواهیم به موارد مهم قبل از امور کم اهمیت‌تر رسیدگی کنیم، بنابراین حیاتی است که بتوانیم تعادل بین مسائل مهم با اولیت بالا در برابر مسائل مهم با اولویت پایین برقرار کنیم. به یاد داشته باشید که ضروری است که وظایف مهم و نه فوری را در زمان مقرر حل کنید.
۱۱. اعتماد به اعضای تیم، برای تصمیم‌گیری درباره نحوه کار آن‌ها
روش ها و فرایند هایی را که موجب توقف سازندگی تیم می شود را متوقف کنید. رهبران باید در جذب استعدادهای بالا کوشا باشند و آنها را به چالش بکشند و اجازه دهند تا تصمیم بگیرند چگونه میتوانند آن مسئولیت را به بهترین شکل ممکن کامل کنند.