ده اشتباه سازمان‌ها، هنگام انتخاب یک ابزار جدید ITSM

تهيه يک RFP در راستاي انتخاب يک ابزار مناسب براي مديريت خدمات فناوري اطلاعات بسيار امر سخت و زمان‌گيري خواهد بود. بسياري از سازمان‌ها علي‌رغم وقت و تلاش زيادي که صرف تدوين آن مي‌کنند، در انتها ابزاري را انتخاب مي‌کنند که يا تمامي نيازهاي آنان را محقق نخواهد ساخت و يا هزينه آن بسيار فراتر از بودجه‌اي است که سازمان براي ابزار تخصيص داده است.

در اين مقاله ده اشتباه رايجي که بسياري از سازمان‌ها هنگام انتخاب ابزار با آن مواجه هستند ارائه شده است. سازمان با توجه به اين نکات مي‌تواند انتخاب مناسبي پيرامون ابزار داشته باشد.

1. عدم تحقيق کافي پيرامون آشنايي با آخرين قابليت‌هاي مجموعه ابزارهاي موجود در حوزه مديريت خدمات فناوري اطلاعات. اين امر منتج به ضعف در اسناد RFP خواهد شد.

2. عموماً RFP که سازمان تهيه مي‌کند شامل فهرستي از الزامات عملکردي و نرم‌افزاري است و به خروجي‌هاي مورد انتظار و مفيد براي مديريت خدمات اشاره ندارد. به عنوان مثال، فردي ممکن است خواسته خود را پيرامون درخواست‌هاي تغيير اين طور بنويسد: «درخواست تغيير بايد شامل ماتريس تاثير/احتمال براي ارزيابي ريسمک‌ها داشته باشد». در صورتي که اين الزام به اين صورت نوشته شود: «مدير تغيير بايد قادر به تعيين ريسک درخواست تغيير ارسال شده از سوي درخواست‌دهنده باشد»، با توجه به اين که در اين عبارت بر خروجي و هدف نهايي تاکيد مي‌شود، بهتر مي‌توان ابزاري متناسب با هدف فوق انتخاب نمود. هر چه الزامات تجويزي‌تر باشد، ممکن است راه‌حل‌هاي بهتر مورد غفلت قرار گيرند و يا حتي بدتر از آن زمان و پول زيادي در راستاي تغيير ابزارهاي انتخابي براي انجام کارهايي به روش غير اثربخش صرف شود.

3. عموما شرکت‌ها RFP را براي تمام شرکت‌هاي داراي ابزار و بدون هيچ ارزيابي اوليه‌اي ارسال مي‌کنند. اين امر سبب مي‌شود شرکت پس از دريافت اسناد وقت خود را صرف ارزيابي اسناد و شرکت‌هاي بي‌کيفيت نمايد.

4. شرکت‌ها بايد مراقب باشند تا در اين دام نيفتند. عموماً صاحبان ابزار، قابليت‌هاي ابزار خود را به گونه‌اي ارائه مي‌نمايند که تنها نقاط قوت آن را بيان مي‌کنند و نقاط ضعف آن را به صورت ماهرانه‌اي نشان نمي‌دهند.

5. نتايج و تجارب شرکت فروشنده محصول و همچنين تجارب افراد شرکت فروشنده در حوزه پياده‌سازي ابزار بايد به دقت مورد مطالعه و بحث قرار گيرد.

6. بسياري از شرکت‌هاي فروشنده ابزار به دليل ترس از حذف شدن از ليست اوليه شرکت درخواست دهنده ابزار، قيمت ابزار را بدون در نظر گرفتن قيمت‌هاي جانبي ابزار مانند آموزش، نصب، بومي‌سازي و … ارائه مي‌نمايند. ابزار هر چه خوب باشد، ولي بودجه کافي صرف پياده‌سازي آن نشود به شکست منجر خواهد شد.

7. شرکت‌هاي درخواست‌ دهنده ابزار تنها به سوابقي که خود فروشنده ابزار مي‌دهد بسنده نکنند و از منابع غير رسمي مانند گوگل، شبکه‌هاي اجتماعي، انجمن‌ها و … استفاده نمايند. اين منابع غير رسمي به نوعي بهترين منابع جهت کسب اطلاعات پيرامون سوابق، تجارب و نقاط ضعف و قوت شرکت‌هاي فروشنده ابزار خواهد بود.

8. برخي از شرکت‌هاي درخواست‌دهنده ابزار از فورمول‌هاي بسيار پيچيده و روش‌ها و ابزارهاي تصميم‌گيري در راستاي رسيدن به يک ابزار منحصر استفاده مي‌کنند، بلکه بايد دقت داشت که اين روش‌ها نبايد تنها ملاک تصميم‌گيري قرار گيرد و تنها به عنوان يک عامل کمکي خواهد بود.

9. بسياري از شرکت‌هاي درخواست‌دهنده ابزار انتخاب اوليه خود را پيرامون انتخاب فهرست مختصري از شرکت‌هاي ارائه دهنده ابزار بدون داشتن ارتباط همکارانه با آن شرکت و تنها به دليل قيمت‌هاي ارائه شده و بدون ارزيابي فني انجام مي‌دهند.

10. شرکت‌ها هنگام انتخاب ابزار بايد به اين امر دقت داشته باشند که تنها عوامل فني را مدنظر قرار ندهند و ديگر عوامل تاثير گذار را نيز مورد توجه قرار دهند.

منبع: http://silversix.com.au/2013/04/10-common-mistakes-when-choosing-a-new-itsm-toolset/#more-8909