7 نکته ای که باید در رابطه با پروژه های در حال شکست خوردن به آنها توجه کنیم!

به عنوان يک مدير پروژه در بسياري از اوقات نشانه هاي زودهنگامي را مبني بر اينکه پروژه در حال به تاخير افتادن و يا طي کردن مسير نادرستي است و در نهايت به شکست پروژه منتهي خواهد شد را احساس ميکنيد. چنانچه در تشخيص اين نشانه ها خوب عمل نکنيد، بازگرداندن پروژه به شرايط عادي بسيار دشوار خواهد بود. در حقيقت نتايج بررسي هاي آماري نشان ميدهد که موفقيت پروژه ها پس از بازيابي شرايط، ماجرايي بسيار پيچيده و دشوار خواهد بود.
در ادامه به چند نکته که بايد جهت جلوگيري از جهتگيري اشتباه پروژه، به آنها توجه کنيم ميپردازيم :

صفر- استعفا دهيد! اين يکي به مذاق خيلي از شما خوش نخواهد آمد؛ براي همين آگاهانه شماره صفر براي آن در نظر گرفته شده است. عجيب به نظر ميرسد ؟ اما در واقعيت، بسياري از مواقع ما بيش از حد درگير پروژه شده ايم، نگران حاميان (سرمايه گزاران) پروژه، مشتريان و بسياري موارد ديگر هستيم. در حقيقت در چنين شرايطي جرات فکر کردن به کناره گيري و يا جداً استعفا دادن را حتي در شرايطي که اين گزينه بهترين تصميم است را از دست ميدهيم.

يک- بازگشت به ابتدا: داده ها را جمع آوري کنيد و بر اساس آنها استراتژي مورد نياز جهت شرايط فعلي را تدوين کنيد؛ قبل از اينکه آنرا با حاميان پروژه و يا مديران ارشد به بحث بگذاريد، گامهايي را که ميبايست جهت تحقق اهداف برداريد به خوبي تجسم و بررسي کنيد.

دو- شفاف باشيد: تحولات جديد را در رابطه با شرايط فعلي پروژه با حاميان/مشتريان پروژه و اعضا کميته راهبري درميان گذاشته و در رابطه با امکان توسعه بودجه (منابع/پول) و يا تجديد نظر در رابطه با بازه زماني پروژه را به بحث بگذاريد. مذاکره کنيد و امتياز بگيريد.

سه- دامنه پروژه: به کوچک کردن دامنه پروژه فکر کنيد. همانطور که در مورد قبلي هم اشاره شد مطمئن شويد که ذينفعان پروژه با اين موضوع موافقت خواهند کرد (A). دامنه کوچک شده پروژه: خروجي هاي غير ضروري پروژه از بدنه آن حذف خواهند شد (B). ارائه مرحله اي: بخشي از خروجي پروژه در قالب فازهاي بعدي و يا برنامه هاي نگهداري ارائه خواهند شد (C).

چهار– تغيير قدرت منابع: منابع بيشتري به پروژه اختصاص دهيد. تحليل هزينه-فايده را، جهت بررسي نسبت ارزش تحقق زمانبندي پروژه در مقابل بکارگيري منابع بيشتر جهت تسريع تحويل خروجي هاي پروژه بکار ببريد.

پنج – تهييج تيم: در تمامي تيم هاي پروژه فرد يا افراد کليدي و تاثيرگذار وجود دارند، آنها را تشويق کنيد (محسوس و يا نامحسوس) تا لغزش هاي پروژه را پوشش دهند؛ طبيعي است که ميبايست مشوقهايي ارائه دهيد.

شش – برون سپاري کار؟ اگر بخشي از خروجي هاي پروژه به قراردادهاي جانبي و يا تامين کنندگان خارجي وابسته است، با انجام تحليل هزينه-فايده بررسي کنيد که آيا گزينه يا جايگزين بهتري وجود دارد يا نه؟

هفت- پس نگري و مرور: توجه داشته باشيد، زمانيکه از شرايط آتش نشاني (شرايط بحراني) خارج شديد، حتما به شرايط گذشته نگاهي بياندازيد (دلايل بروز آن شرايط، اقدامات بازيابي انجام شده، درسهاي آموخته شده، مواردي که ميباست از آنها اجتناب ميشد)، جايي بوده که مشکل همکاري تيمي وجود داشته؟ آيا برنامه ريزي تاثيرگذاري داشته ايم؟ چگونه با نشانه هاي اوليه مشکلات در مراحل بعدي برخورد کرده ايم؟

در پايان، ذکر اين موضوع که “اخبار بد هرچه بيشتر پنهان شوند بد تر ميشوند” الزامي است، پس همواره شفاف باشيد و با شفافيت و بصورت منظم با ديگران در تعامل باشيد. در اين شرايط نيازي به تقلا کردن با اخبار بد نخواهيد داشت.