ضعف و قوتهای مدیریت پروژه با اسکرام

یكی از چارچوب های مهم مورد استفاده جامعه نرم افزاری برای مدیریت پروژه ها اسكرام نام دارد. اسكرام در ابتدا به عنوان چارچوبی برای مدیریت پروژه های توسعه نرم افزار معرفی شده بود اما با گذشت زمان امروزه از آن برای مدیریت پروژه های بزرگ و پیچیده نیز استفاده می شود. اسكرام كارایی بسیار زیادی برای پروژه های غیرقابل پیش بینی و پروژه های توسعه محصولات پیچیده و نوآورانه دارد.

با توجه به فراگیر شدن روز افزون چارچوب اسكرام در اینجا پس از نگاهی كوتاه به آن، به بررسی مزایا و معایب نیز خواهیم پرداخت.

اسكرام – نگاه اجمالی

• Product Owner مسئول تهیه Product Backlog است. (Product Backlog لیستی از كارهای كلی یك پروژه است كه باید آن را بر اساس درجه اهمیت دسته بندی نمود)
• تیم اسكرام، Product Backlog را به مراحل قابل انجام كوچكتری تقسیم می كند كه اصطلاحاً به آن Sprint Planning می گویند.
• تیم اسكرام مسئول تهیه Sprint Backlog و نحوه انجام آن نیز می باشد.
• تعیین مدت زمان هر Sprint نیز بر عهده تیم اسكرام می باشد.
• علاوه بر این، اعضای تیم در جلساتی روزانه (Daily Scrum) اطلاعات و نكات به دست آمده را با هم به اشتراك گذاشته و دانسته های خود، نحوه ادامه فعالیت Sprint و جزئیات دیگر را به روز می نمایند. یك بررسی بسیار كوتاه از نحوه انجام فعالیتهای برنامه ریزی شده قبلی نیز در این مرحله باید صورت پذیرد.
• Scrum Master رهبر اصلی تیم اسكرام بوده و انگیزش و علاقه مند سازی اعضای تیم جزء وظایف اصلی او می باشد.
• در انتهای هر Sprint، وظیفه بازنگری و بررسی دست آوردها با ذینفعان و مالك محصول می باشد.
• برای شروع هر Sprint لازم است كه همگی از اتمام Sprint قبلی اطمینان حاصل نمایند

همان طور كه ملاحظه نمودید سه نقش اصلی در اسكرام یعنی مالك محصول، Scrum Master و تیم اسكرام نقش بسزایی در اجرا و به سرانجام رسانی موارد موجود در چارچوب اسكرام دارند.

اسكرام – نقاط قوت

چارچوب اسكرام با توجه به ماهیت انعطاف پذیر آن روز به روز بیشتر مورد اقبال عمومی قرار میگیرد كه دلایل اصلی توجه متخصصین و مدیران به آن عبارتند از:

• اسكرام باعث استفاده بهینه از زمان و هزینه خواهد شد.
• اسكرام قابلیت خرد نمودن پروژه های بزرگ به تكه های كوچكتری به نام Sprint را دارد كه مدیریت پروژه های بزرگ را بسیار كارآمدتر خواهد نمود.
• اسكرام قابلیت تطابق بالایی در مواجهه با پروژه های توسعه ای سریع و در كل هر پروژه چابكی دارد.
• جلسات اسكرام موجود در این چارچوب دید بسیار وسیع و روشنی نسبت به مسائل به اعضاي تيم خواهد بخشيد.
• ماهیت چابك چارچوب اسكرام این امكان را فراهم می نماید كه در طول یك پروژه، نظرات ذینفعان و مشتریان دریافت شده و در محصول نهایی اعمال شود.
• Sprintهای كوچك موجود در اسكرام، قابلیت تغییر بر اساس بازخوردها را بسیار در دسترس تر (نسبت به سایر چارچوب های غیر چابك) می نماید.
• سعی و تلاشهای هر چند كوچك تمامی اعضای تیم در جلسات روزانه اسكرام قابل مشاهده خواهد بود كه این مسئله هم امكان پاداش دهی و اعمال جرائم را تسهیل مینماید و هم باعث پیدایش رقابتی سالم و سازنده در تیم اسكرام می شود.

اسكرام – نقاط ضعف

به مانند هر جیز ديگر موجود در جهان، اسكرام نیز در كنار مزایای بسیار، معایب و نواقصی نیز دارد كه در ادامه به آن خواهیم پرداخت:

• در بسیاری موارد پیش بینی زمان و دامنه درگیر در پروژه در پروژه های اسكرام از قبل قابل سنجش یا برآورد نیست.
• اسكرام بسیار به اعضای تیم خود وابسته است و در صورت وجود یك عضو غیر متعهد (بي انگيزه يا بدون حسن نيت)، امكان شكست پروژه بسیار بالا خواهد بود. (به همین دلیل سیستمهای پاداش دهی و قدردانی در تیمهای اسكرام از موارد مورد بحث بسيار در میان متخصصین می باشد).
• پذیرش چارچوب اسكرام برای تیمهای بزرگ و دارای سابقه حرفه ای قبلی اندكی با مقاومت آنها مواجه خواهد شد.
• موفقیت پروژه ها با چارچوب اسكرام بسیار وابسته به تجربیات حرفه ای و كارآمدی اعضای تیم اسكرام است.
• جلسات روزانه اسكرام برای اعضای تیم اسكرام گاهاً می تواند بسیار سخت و خسته كننده شود. (خصوصاً اگر جلسات هدفمند يا اثربخش نباشند)
• در صورت خروج موقت یا دائم یكی از اعضای تیم از پروژه، فعالیتهای آن پروژه بسیار تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.
• اگر در طول پروژه ها، به مقوله تست محصول، جدی نگریسته نشود، كیفیت محصول نهایی بسیار تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.

همانطور كه ملاحظه نمودید، اسكرام معایب و نواقصی نیز دارد كه البته با مطالعه آن به راحتی درخواهید یافت تمامی این معایب در صورت برنامه ریزی و مدیریت كارا قابل اجتناب خواهند بود. برنامه ریزی Sprintها باید بسیار هوشمندانه و اثربخش باشد. در تیم های اسكرام بزرگ تمامی وظایف و مسئولیتها باید از پیش تعیین شده باشد و اهداف نیز مشخص گردند. اگر تمامی موارد فوق در كنار اصول دیگر عمومی مدیریت و رفتارهای حرفه ای رعایت گردند، موفقیت پروژه ها با چارچوب اسكرام 100 درصد قابل دستیابی خواهد بود.