رازهای ساده یک مدیریت پروژه موفق

وقتی با یک مدیر پروژه با تجربه صحبت کنی مقدار زیادی نصایح خوب در مورد بایدها و نبایدها برای مدیریت موفقیت آمیز هر پروژه ای بهت تحویل می ده! خلاصه کلام همه این نصایح در مورد اینه که چطور افراد از جمله خودت رو برای انجام کار مدیریت کنی، تا نتایج  رو به موقع و با بودجه مورد نظر با کمترین احتمال شکست تحویل بدی؛

انجام این موارد سخت به نظر نمی رسه، اما به دلایلی بسیاری از افراد تصور می کنن  مدیریت پروژه سرباری بزرگ در هر پروژه است. اغلب میشنوی که “وقتت رو برای برنامه ریزی کارها هدر نده، فقط انجامش بده! ” یا ” چرا زمانت رو برای نوشتن اهداف تلف می کنی، ما همه موارد لازم برای انجام رو می دونیم! ”

در نتیجه اولین راز مدیریت موفق هر پروژه ای اینه که: “چند سند خلاصه رو که ضروریه، ایجاد کنی و در طول چرخه حیات پروژه به طور منظم بازنگریشون کنی”

سند 1-منشور پروژه (چارتر پروژه)

مثلا ابتدای پروژه، سند یک صفحه ای که اسمش منشور پروژه است رو نیاز داری بنویسی. با این سند مطمئن میشی که تو و مشتریات  اهداف کلی پروژه رو می دونید. با همه اینا اگه ندونی کجا میری، چطور می خوای به اونجا برسی؟ به یاد داشته باش خود تو هم می تونی مشتری خودت باشی!

برای جمع آوری این اطلاعات، جلسه ای با مشتری بزار و این سه سوال ضروری رو بپرس:

1. اهداف پروژه شما چیه؟
2. می خواهی چه چیزی رو تولید کنی یا تحویل بدی؟
3. دلیل تجاری این پروژه چیه؟

بعد از جلسه جواب این سوال ها رو در چارتر پروژه ات بنویس و برای مشتری خود بفرست و موافقت اونها رو بگیر.

تا اینجا یکی از مهمترین جنبه های هر پروژه رو با موفقیت کامل کردی، و اون درک مشتری و توافق نظر با  اون در طول انجام پروژه است.

اگه زمان صرف شده برای دستیابی به این مرحله مهم در پروژه رو در نظر بگیری، زمانی برای یکی دوتا جلسه و سی دقیقه هم به منظور مستند کردن اطلاعات؛ تقریبا دو ساعت برای یک پروژه کوچیک صرف شده و سربار بزرگی در کل بوجود نیومده!

سند 2- طرح پروژه

حالا می تونی سند دوم یعنی طرح پروژه رو ایجاد کنی؛ این سند شامل لیستی از کارهاییه که نیاز به انجام اونها وجود داره (همچنین مربوط به دامنه کاره)،  اینکه چه کسی مسئول انجام کاره، هزینه و بودجه انجام این کار، آخر سر مروری ساده از آنچه که ممکنه اشتباه باشه (تخمین ریسک).

سند 3-گزارش پیشرفت

بطور منظم، حالا هفتگی یا ماهانه لازمه که یک گزارش پیشرفت تولید بشه و به مشتری تحویل بدیم. مشتری ها می خوان  بدونن چه کاری در چه زمانی انجام شده و چقدر هزینه داشته! همچنین اگه نیازی به کمک اونها برای حل مشکلی باشه در جریان قرار بگیرن؛ بزرگترین چالش شما جمع آوری این اطلاعاته که از طریق اونها می تونید گزارش پیشرفت منظمی رو ایجاد کنید.

نتیجه گیری

حداقل اطلاعاتی که قطعا برای مدیریت هر پروژه ای لازمه رو توضیح دادیم، و راز موفقیت آگاهی از چند سند خلاصه ضروریه که بوسیله این اطلاعات ایجاد میشن: منشور پروژه، طرح پروژه و گزارش پیشرفت. به امید اینکه به موفقیت پروژه های شما منجر بشه! 🙂