چگونه با استفاده از رویکرد Prince2 یک پروژه را شروع کنیم؟

آغاز یک پروژه به گفته‌ی Prince2، ذکر دلیل قابل قبول برای شروع یا به عبارت دیگر توجیه کسب‌وکار است (در حقیقت، پاسخ به یک مشکل درک شده یا فرصت پیش آمده در یک سازمان است.) به این معنا که، سازمان در جهت استراتژیک جدید حرکت می‌کند و نیاز به تغییر دارد.

خیلی خوش شانس هستید اگر پست سازمانی که دریافت کرده‌اید به خوبی برایتان تعریف شده باشد و اینکه بدانید دقیقا مسئولیت شما در این حوزه چیست. این احتمال هم وجود دارد که انتخاب شما برای آن پست مناسب نباشد و مجبور باشید کارهایی برای درک و شناخت مسئله‌ی پیش آمده که شما به عنوان مسئول رسیدگی به آن انتخاب شده‌اید را انجام دهید. “برای مثال، زمانی که من با پست ملی انگلستان و خدمات تحویل بسته، Royal Mailکار می‌کردم، وظیفه داشتیم فرآیند مرتب‌سازی نامه‌ها را خودکار کنیم. خوب راه حل اجرای این کار خیلی واضح نبود، ما قسمتی از حوزه‌ی کار را به عنوان بخشی از یک جامعه‌ی آماری مورد امکان‌سنجی فنی برای ارزیابی راه‌حل‌های ممکن مورد بررسی قرار دادیم. خروجی حاصل از این تست، شروع پروژه را کلید ‌زد. ”

با استفاده از رویکرد Prince2، می‌توانید به سرعت چالش‌های موجود را بازبینی کرده و درک کلی از آنچه که پروژه به دنبال خواهد داشت را به دست آورید. این به شما کمک می‌کند که آیا ارزش سرمایه‌گذاری در این پروژه قابل قبول است یا خیر.

زمانی که یک پروژه را آغاز می‌کنید ، چندین مورد وجود دارد که باید با توجه به رویکرد  Prince2به آنها توجه داشته باشید:

• موافقت کنید چه کسی مسئول پروژه است، به عنوان مثال کارشناس ارشد مسئول و شروع کننده‌ی مذاکرات و بررسی‌های لازم با مدیر پروژه است.
• بپرسید: آیا ما قبلا این نوع کارها را انجام داده‌ایم؟ و یا اینکه چه درس آموخته‌ای می‌تواند برای ما داشته باشد؟ شما می‌توانید این دانش را با نگاه به تجربیات گذشته‌ی سازمان و یا سازمان‌های دیگر بدست آورید.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها: این ایده را بکار گیرید که: کدام تیم، چه نقش‌ها و مسئولیت‌هایی را باید در سازمان خود داشته باشد؟ این بدان معنی است که به بررسی افرادی که قبلا با آن‌ها کار کرده‌اید و انتخاب این که چه کسی را درگیر کنید یا خیر بر می‌گردد. ممکن است هویت برخی از اعضای تیم هنوز مشخص نباشد (به عنوان مثال، دیگر تامین‌کنندگانی که در حین اجرای پروژه به تیم ملحق می‌شوند )، بنابراین ممکن است شامل فهرستی گسترده از نقش‌ها و مهارت‌های مورد نیاز باشد.
• شما چقدر زمان برای برنامه‌ریزی و آغاز فرآیند، سرمایه‌گذاری می‌کنید؟ چه تیمی درگیر اجرای پروژه خواهد بود و اینکه تیم شما چه کاری انجام خواهد داد؟
• شما باید به این فکر کنید که ماحصل پروژه چه خواهد بود و چگونه به آن دست خواهید یافت؟ چه کسانی از آن استفاده خواهند کرد؟ چه بهبودها / مزایایی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد و بازگشت سرمایه چه خواهد بود؟
• با حفظ تمام موارد بالا، حال زمان آن رسیده که با توجه به تمام اطلاعات دریافتی، برای شروع پروژه تصمیم بگیرید و با توجه به فازهای برنامه‌ریزی شده به سمت جلو حرکت کنید.

طرح توجیهی

هر کسی که مسئولیت کلی پروژه را بر عهده دارد، می‌خواهد اطمینان حاصل کند که سرمایه‌گذاری در آن پروژه همچنان موجه و سودآور باقی خواهد ماند. این به معنی کنترل سیر تکاملی از زمان شروع یک مورد کسب‌وکار تا پایان فرآیند پروژه و در نهایت کنترل جزییات دقیق مورد کسب‌وکار (تایید شده در پایان مرحله‌ی برنامه‌ریزی و آغاز کار بعدی ) خواهد بود. با این حال، پرونده کسب‌وکار یک سند پویا است که حداقل در پایان هر مرحله از پروژه به روز می‌شود و همیشه به عنوان نقطه مرجع شما عمل می‌کند.

اگر پروژه در حال پیشرفت باشد، باید بودجه لازم برای کار را در حین شناسایی یک تیم و نوشتن یک برنامه برای شروع آن، تامین کنید. تامین بودجه برای آغاز پروژه، به تایید هیئت‌ مدیره پروژه نیاز دارد تا بودجه را براساس خلاصه پروژه تخصیص دهد. پروژه ای که میخواهید شروع کنید شامل: طرح کلی کسب‌وکار به علاوه نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌باشد.

به طور کلی وقتی پروژه شروع می‌شود، باید بر آنچه که سازمان به آن نیاز دارد و آنچه که از شما انتظار می‌رود تمرکز داشته باشید و تاکید کنید که یک پیشنهاد منطقی که ارزش برنامه‌ریزی دارد، وجود دارد.

به یاد داشته باشید در ابتدای فرآیند راه‌اندازی یک پروژه، ممکن است تنها یک نفر ایده‌ی چگونه شروع کردن پروژه را در سر داشته باشد که ممکن است حتی همان ایده هم تحت فشار سازمان باشد ولی زمانی که شما وارد ریتم پروژه می‌شوید، اوضاع معمولا واضح‌تر و بهتر خواهد شد.