همه تامین کنندگان ابزارهای ITIL مثل هم نیستند، به این نکته مهم توجه کنید!

اگر شما هم جزو مجموعه‌هایی هستید که قصد استقرار چارچوب ITIL و یا استاندارد ISO/IEC 20000 را در سازمان خود دارید، قطعا یکی از دشوارترین مراحل تصمیم‌گیری برای شما، انتخاب ابزار مناسب و پاسخگوی نیازتان خواهد بود. نکته جالب توجه این است که متاسفانه اغلب شرکتها و سازمانها در این مرحله، لیست مدونی از نیازمندیها و اولویتهای خود برای انتخاب ابزار مناسب در اختیار ندارند و در نتیجه بدون آمادگی لازم در جلسات دمو و مذاکره با تامین کنندگان ابزار حاضر میشوند.

چنانچه تمایل دارید تا با مکانیزم اولویت بندی نیازمندیها و تهیه لیستی از خواسته‌های پراهمیت خود برای ابزارهای ITIL آشنا شوید نوشته زیر را مطالعه کنید:

• چگونه نیازمندیها و خواسته‌های خود از یک ابزار ITIL را تهیه کنیم؟

اما هدف اصلی از این نوشته، جلب توجه شما به اهمیت موضوع تامین‌کننده و ارائه دهنده چنین ابزاری برای سازمان شماست. این مورد یکی از مهمترین مولفه‌های تصمیم گیری در رابطه با ابزارهای ITIL است که متاسفانه در بسیاری از موارد از چشم شرکتها و سازمانها بدور میماند.

چرا تامین کننده ابزار ITIL مهم است؟

بگذارید مسئله را با بیان یک مثال ساده شروع کنیم. فرض کنید که میخواهید یک نسخه اورجینال از Microsoft Office یا مثلا Microsoft Windows تهیه کنید. چه ویژگی بارزی از تامین کننده برای شما مهم است؟ آیا توقع خاصی از این تامین کننده جز اینکه لایسنس واقعی و معتبر در اختیار شما بگذارد دارید؟ میتوان مطمئن بود که پاسخ همه خوانندگان به این پرسش یکسان است و کسی از تامین کننده آفیس یا ویندوز توقع خاصی جز همانکه اشاره شد (لایسنس معتبر) نخواهد داشت. این مثال را میتوان به دامنه گسترده‌ای از دیگر تامین کنندگان تعمیم داد. واقعا چرا اینچنین است؟ جواب این سئوال هم بسیار ساده است. چون دانش استفاده از آن نرم افزار بخوبی در سازمان شما موجود است و همچنین استفاده از آن ابزار قرار نیست تغییر خاصی در سازمان شما ایجاد کند و شما قرار است پس از خرید لایسنس Windows یا Office همان کاری را انجام دهید که تا دیروز بارها و بارها انجام داده و در آن خبره هستید.

حالا سناریوی بالا را با سناریوی تهیه ابزار ITIL جایگزین کنیم. توقع شما از تامین کننده یک ابزار ITIL چیست؟ قطعا همانند شرایط بالا یکی از اولین توقعات شما ارائه لایسنس معتبر و واقعی به شماست، اما آیا توقع شما به همینجا ختم میشود؟ متاسفانه در اغلب موارد بله! چراکه به جزئیات و تبعات این تصمیم فکر نشده است.

زمانیکه یک شرکت و یا سازمان برای تهیه یک ابزار ITIL اقدام میکند، قطعا برای استقرار فرآیندها و الزامات ITIL یا استاندارد ISO/IEC 20000 در سطح مجموعه مصمم است و این یعنی تصمیم گرفته تا در روش عملکرد روزمره خود تغییر ایجاد کند و قطعا در این مسیر نیاز به دریافت راهنمایی و همفکری با متخصصین این حوزه خواهد داشت. تامین کننده یک ابزار ITIL قرار نیست تنها در ارائه لایسنس و آموزش احتمالی ابزار به شما کمک کند بلکه باید بتواند با دانش و تجربیات خود شما را در مسیر استقرار بهینه اصول ITIL یاری کند.

در بسیاری از مواردی که تیم مشاوره و ابزار رایزن سامانه گستر با آن مواجه شده‌اند، شرایط به گونه ای بوده که تامین کننده ابزار به دلیل عدم آشنایی و تسلط بر مفاهیم ITIL و البته نبود تجربیات کافی تنها به اجرای کورکورانه خواسته‌های مشتری (حتی خواسته‌های غلط) بسنده کرده و نتیجه استقرار ابزار نه تنها چندان بهبودی را سبب نشده بلکه باعث بروز مجموعه‌ای از ناکارآمدیهای جانبی هم شده است.

شرکتی که تا دیروز بسته‌های نرم افزاری آنتی ویروس و یا دیگر نرم افزارهای از این دست را ارائه میکرده تنها به این دلیل که میتواند لایسنس یک نرم افزار ITIL را نیز تامین کند قطعا گزینه مناسبی برای انتخاب نیست!

یک شرکت تامین کننده ابزار ITIL میبایست چه ویژگی خاصی داشته باشد؟

برای شفاف شدن این مسئله لازم است تا به بررسی یک مثال در این فضا بپردازیم. به عنوان مثال میتوان به یکی از کلیدی‌ترین مراحل استقرار و راه اندازی چارچوب ITIL در کنار ابزار مرتبط با آن، که همان تدوین مناسب سند سرویس کاتالوگ باشد اشاره کرد. حال شرایطی را تصور کنید که تیم تامین کننده یا پیمانکار ابزار هر آنچه را که کارفرما به عنوان لیست خدمات و سند سرویس کاتالوگ در اختیار آنها قرار میدهد را عینا در ابزار وارد کرده و از نگاه خود خواسته کارفرما را با دقت به انجام میرساند. نتیجه این پروژه چه خواهد شد؟ قطعا انجام همان کارهای اشتباه و غیر بهینه قبلی، اما اینبار در ابزاری جدید!

آیا شما فقط میخواهید ابزارتان را تغییر دهید یا به دنبال اصلاح اشتباهات قبلی و بهبود شرایط هستید؟

یکی از اصلیترین دستاوردهای انتخاب یک ابزار مناسب، قرار است تغییر در رفتار و عملکرد سازمان باشد که تنها با کمک یک تیم مشاوره کارآمد و با تجربه میسر خواهد شد و نه فقط با خرید یک ابزار جدید! متاسفانه شرایطی که در بالا توضیح داده شد چه در رابطه با ارائه کنندگان محصولات معدود بومی و چه در رابطه با محصولات خارجی به کرات مشاهده میشود. چرا که این شرکتها تماما شرکتهای تولید کننده و یا فروشنده نرم‌افزار هستند و دانش و تجربه مستقیمی در حوزه چارچوب ITIL و یا استاندارد ISO/IEC 20000 ندارند.

شرکت رایزن سامانه گستر آمادگی کامل دارد تا با تکیه بر بیش از 10 سال سابقه درخشان خود در حوزه چارچوبها و استانداردهای فناوری اطلاعات (نظیر ITIL, COBIT, SCRUM, DevOps, Lean IT) نه تنها به عنوان نماینده رسمی شرکت ماروال (Marval) انگلستان و ارائه کننده مستقیم ابزار MSM، بلکه به عنوان یک مشاور و کاربلد این حوزه، شرکتها و سازمانها را در مسیر تحول و افزایش اثربخشی فرآیندهای فناوری اطلاعات به کمک ابزار کارآمد Marval Service Management یاری کند.

در صورت تمایل میتوانید جهت برگزاری جلسات دموی ابزار و یا گفتگو در رابطه با پروژه های مدنظر خود با ما تماس بگیرید.

محصول شرکت ماروال یکی از کاملترین ابزارهای موجود در بازار بین‌المللی است که توسط موسسات معتبری نظیر Pink Elephant و Axelos بارها مورد ارزیابی قرار گرفته و همواره برترین رتبه‌ها را در بین ابزارهای متعدد این حوزه کسب کرده است. یکی از ویژگیهای کلیدی این ابزار طراحی توسط مولفین چارچوب ITIL و استاندارد ISO/IEC 20000 و در نتیجه تطابق حداکثری با این بهروشهاست.