آیا مدیریت پروژه‌های ITIL با چارچوب Prince2 موفقیت‌آمیز خواهد بود؟

در صورتیکه سازمان قصد پیاده‌سازی چارچوب ITIL را داشته باشد، این چارچوب را در قالب پروژه‌ای برنامه‌ریزی می‌کند. مدیریت پروژه پیاده‌سازی ITIL همسو با چارچوب‌های مطرح مدیریت پروژه، موفقیت پروژه را تضمین می‌نماید و ITIL به صورت اثربخش‌تر اجرا می‌گردد. یکی از چارچوب‌های مدیریت پروژه که همسویی بیشتری با پروژه‌های فناوری اطلاعات و ITIL دارد، چارچوب Prince2 می‌باشد. چارچوب مدیریت خدمات ITIL و چارچوب مدیریت پروژه Prince2 به طور کامل یکدیگر را پوشش می‌دهند. به عبارت دیگر چارچوب ITIL روش مدیریت خدمات فناوری اطلاعات را بیان می‌دارد و چارچوب Prince2 رویکردی در راستای تحقق روش فوق ارائه می‌کند. استفاده همزمان این دو چارچوب منافع بیشماری دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم نمود.

• شاید بتوان گفت که بیشترین منفعتی که رویکرد Prince2 به همراه خواهد داشت، اصل توجیه مستمر کسب‌وکار (Business Justification) و تمرکز مستمر بر «نمونه تجاری» در طول اجرای پروژه می‌باشد. این اصل تضمین می‌کند که پروژه ITIL از اهداف اصلی خود منحرف نخواهد شد و مدیران و مجریان پروژه در طول اجرای آن بر برنامه و طرح مدیریت پروژه ITIL پایبند خواهند بود.
• ITIL چارچوب وسیعی است و چندین فرایند مهم را در دل خود جای داده است که هر یک از این فرایندها پیچیدگی‌های خاص خود را دارند. بنابراین در گام اول این چارچوب بسیار دلهره‌آور است و انشعابات آن بسیار وسیع خواهد بود. رویکرد Prince2 با اصل مدیریت مرحله به مرحله بر این چالش فائق خواهد آمد و سازمان را در تعریف مراحل کوچک پیاده‌سازی ITIL و مدیریت آن کمک خواهد کرد.

• تاکید رویکرد Prince2 بر ثبت تجارب حاصل از گذشته، یکی دیگر از حوزه‌هایی است که سازمان را در پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز ITIL کمک می‌کند. درس‌های آموخته شده از گذشته در سازمان، خواه مطلوب و یا نامطلوب کمک شایانی به مدیران خواهد کرد و آنها را در برابر درگیر شدن با نقاط کوری که قبلا در سازمان تجربه شده مصون می‌دارد. آموخته‌های ثبت شده از تجارب گذشته تنها محدود به پروژه‌های گذشته نیست، بلکه مدیران باید تجربیات پروژه ITIL را نیز ثبت نمایند. این تجربیات در آینده حتی برای سازمان بسیار سودمند خواهد بود.

• اصول مدیریت ریسک در رویکرد Prince2 فرصت‌ها و تهدیدهای پروژه را به شکل خوبی مدیریت می‌کند. این اصول در طول پروژه، رویکردی استوار و اثربخش را در اختیار مدیران پروژه ITIL قرار می‌دهد. Prince2 بر شناسایی و ارزیابی ریسک‌های پروژه قبل از آغاز و پس از آن کمک شایانی می‌کند.

• با توجه به اینکه چارچوب ITIL بر این امر تاکید دارد که در ابتدای پروژه دامنه پیاده‌سازی، عوامل کلیدی موفقیت، شاخص‌ها و سنجه‌های مربوطه و … مشخص گردد، این امر گام «شروع پروژه» و سند «ماموریت و بیانیه پروژه» را در رویکرد Prince2 بسیار ساده می‌کند و هزینه و زمان کمتری برای آن صرف خواهد شد. به عبارت دیگر در این بخش دو چارچوب یکدیگر را همپوشانی می‌کنند. وجود یک سند «ماموریت و بیانیه پروژه» خوب نشان‌دهنده بلوغ سازمانی بالا می‌باشد. معمولاً در بسیاری از سازمان‌ها، در آغاز پروژه ITIL نقش‌ها و مسئولین هر فرایند و تیم اجرایی پیاده‌سازی فرایند با توجه به نوع فعالیت افراد به سادگی قابل تشخیص و تشکیل می‌باشد. بنابراین در این مورد نیز ITIL به طراحی و انتصاب تیم پروژه سازمان همسو با Prince2 کمک زیادی خواهد کرد.

• یکی دیگر از مزیت‌های ITIL در این است که این چارچوب زبان مشترکی میان تمام اعضای تیم پروژه حاکم می‌کند، به عنوان مثال تمام اعضای پروژه تفاوت میان رویداد (Incident)، مسئله (Problem) و رخداد (Event) را به خوبی درک می‌کنند. بنابراین رویکرد Prince2 به راحتی تمرکز خود را بر تعریف محصولات محسوس و نیز معیارهای کیفی آنها معطوف می‌دارد.

• یکی از مزیت‌های مهم ITIL، پرکردن شکاف‌ها و خلاءهای بالقوه در طول پروژه است. در پروژه ITIL تنها محصول نهایی مهم نیست، بلکه تحقق معیارهای کیفی محصول در حد مطلوب، کاهش ریسک و توجه به دامنه پروژه بسیار مهم است. به عنوان مثال یکی از خروجی‌های پروژه ITIL، میز خدمت خواهد بود. ITIL علاوه بر ارائه این محصول، راهکارهایی در راستای کاهش ریسک محصول، همسویی محصول با سایر پروژه‌های اجرایی و مرتبط با آن و نیز توجه بر بهبود مستمر آن را نیز مورد هدف قرار می‌دهد. رویکرد Prince2 نیز بر تحقق معیارهای کیفی محصول نهایی تمرکز ویژه‌ای دارد. در برخی موارد ممکن است هزینه بیشتری صرف شود تا رضایت مشتری و معیارهای کیفی محصول محقق شود. این دو چارچوب با وجود این رویکرد، یکدیگر را به طور کامل همپوشانی می‌کنند