یک برنامه ۱۸ دقیقه ای برای مدیریت روزتان

دیروز را با انرژی زیادی شروع کردم. صبح پیاده به سمت محل کارم رفتم همراه با یک حس مبهم، اینکه امروز می خواهم چه کاری انجام بدهم. پشت میزم نشستم و کامپیوترم را روشن کردم و شروع به چک کردن ایمیل ها کردم. بعد از دو ساعت، بعد از اینکه به یک سری کارها و مشکلات رسیدگی کردم به سختی میتوانستم به یاد بیاورم چه کاری قرار بوده من انجام بدهم وقتی که کامپیوترم را روشن کرده بودم.

زمانی که درس مدیریت کردن زمان را آموزش می دهم همیشه با یک سوال بحث را شروع میکنم: چه تعداد از شما زمان های خیلی زیادی دارید که برای اون زمانها کاری ندارید که انجام بدهید؟ در این مدت10 سال من تا حالا ندیدم که کسی دستش را بالا ببرد. این یعنی اینکه هر روزی که ما شروع می کنیم، یکسری کار نا تمام داریم که باید تمامش کنیم. پس اینکه ما بدانیم چطوری از زمانمان استفاده کنیم، یک تصمیم استراتژیک است. به همین دلیل است که ایده خیلی خوبی است اگر یک لیستی از کارهایی که باید انجام بدهیم را درست کنیم و همیشه این لیست را پیش رویمان داشته باشیم. اما حتی اگه این لیست را هم آماده داشته باشیم چالشی که همیشه داریم، اجرا کردن این لیست است. اما واقعا ما چطوری میتوانیم طبق لیستمان پیش برویم؟ چطوری میتوانیم تمرکزمان را تنها بر روی کارهای مهم بگذاریم با اینکه میدانیم کارهای زیادی هست که باید انجام بدهیم.

ما نیاز به یک ترفند داریم.

جک للین، مرد تناسب اندام امریکا، همه چیز را در مورد این ترفندها می دانست. او مشهور بود به اینکه با دستهای بسته یک مایل شنا می کرد در حالیکه همزمان یک قایق بزرگ پر از مردم را با طناب می کشید. اما جک تنها یک نمایشگر نبود، کسی بود که دستگاه های بدنسازی زیادی را نیز اختراع کرده بود. جک یک ترفند داشت که من خیلی به آن باور دارم و آن هم قدرت مخفی اوست.

جک در سن 94 سالگی هم هنوز دو ساعت از وقتش را به ورزش کردن میگذراند، 90 دقیقه با وزنه و دمبل کار میکرد و 30 دقیقه هم شنا میکرد یا پیاده روی. هر روز صبح این کارها را انجام میدهد. برای اینکه به هدفش برسد باید خیلی کار و فعالیت انجام دهد. جک برای تولد 95 سالگیش تصمیم گرفت از ساحل کالیفرنیا تا جزیره سانتا چیزی حدود 20 مایل را شنا کند. چیزی که جک میگوید: من نمیتوانم بمیرم، این تصویر من را خراب خواهد کرد. او برای اینکه به هدفش برسد دائما در حال تلاش است.

برای اینکه بتوانید زمانتان را مدیریت کنید یک سری پیشناز میخواهید. اینکه فقط لیستی نامعلومی درست کنید اصلا اولویت نیست. بلکه باید به چشم یک فرایند مستمر به آن نگاه کنیم و همیشه دنبالش کنیم.

من فکر میکنم که ما میتوانیم اینکار را تنها با سه گام و صرف زمانی کمتر از 18 دقیقه انجام بدهیم:

گام اول (5 دقیقه): برای روزتان برنامه داشته باشید

قبل از اینکه کامپیوتر را روشن کنید، یک کاغذ سفید جلوی رویتان بگذارید و تصمیم بگیرید که امروز روز موفقی داشته باشید. چه کاری میتوانید انجام بدهید که در نهایت هم به هدف هایتان برسید و هم این احساس به شما دست بدهد که روز فعالی داشتید که کارها را با موفقیت انجام دادید. اینها را روی کاغذ بنویسید.

الان وقت این است که کارهای لیست شده را در تقویم تان وارد کنید و هر کاری را در یک بازه زمانی بگذارید. البته که کارهای مهم و سخت را در ابتدای روز بگذارید. منظورم این است که این کار را در شروع روزتان انجام بدهید حتی قبل از چک کردن ایمیلتان . اگر همه کارهایی که لیست کردید توی تقویمتان نمی توانید جا بدهید پس بیاید و دوباره کارها را اولویت بندی کنید. اگر می خواهید کاری انجام دهید، تصمیم بگیرید که کجا و چه زمانی می خواهید این کار را انجام بدهید.

گام دوم (یک دقیقه در هر ساعت): تمرکز کنید

ساعت، تلفن یا کامپیوترتان را تنظیم کنید که هر یک ساعت یکبار زنگ بخورد. وقتی شروع به زنگ زدن کرد، یک نفس عمیق بکشید، لیست کارهایتان را یک نگاهی بیندازید و از خودتان بپرسید که آیا ساعت گذشته را مفید استفاده کردید یا نه. بعد نگاهی به تقویمتان بندازید و به صورت عمد ببینید که چطوری میتوانید از ساعت بعدی استفاده کنید. روزتان را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه ندهید که ساعت ها شما را مدیریت کنند.

گام سوم (5 دقیقه): مرور کنید

کامپیوترتان را خاموش کنید و روزتان را مرور کنید، اینکه چه کارهایی در طول روز انجام دادید، روی چه کاری تمرکز کرده بودید، کجاها در کارتان مضطرب و پریشان شدید و در نهایت چه چیزی یاد گرفتید که به شما کمک میکند که برای روزهای بعدی مفیدتر باشید.

در آخر می توانم بگویم که اگر چنین روالی را در پیش بگیرید، مطمئنا به شما کمک نخواهد کرد که بتوانید با دستان بسته شنا کنید بلکه به شما کمک میکند تا وقتی که از محل کارتان خارج می شوید احساس بهتری داشته باشید و این حس به شما دست بدهد که روز موفقی را پشت سر گذاشتید.