به عنوان یک مدیر پروژه در بسیاری از اوقات نشانه های زودهنگامی را مبنی بر اینکه پروژه در حال به تاخیر افتادن و یا طی کردن مسیر نادرستی است و در نهایت به شکست پروژه منتهی خواهد شد را احساس میکنید. چنانچه در تشخیص این نشانه ها خوب عمل نکنید، بازگرداندن پروژه به شرایط عادی بسیار دشوار خواهد بود. در حقیقت نتایج بررسی های آماری نشان میدهد که موفقیت پروژه ها پس از بازیابی شرایط، ماجرایی بسیار پیچیده و دشوار خواهد بود.
در ادامه به چند نکته که باید جهت جلوگیری از جهتگیری اشتباه پروژه، به آنها توجه کنیم میپردازیم :
صفر- استعفا دهید! این یکی به مذاق خیلی از شما خوش نخواهد آمد؛ برای همین آگاهانه شماره صفر برای آن در نظر گرفته شده است. عجیب به نظر میرسد ؟ اما در واقعیت، بسیاری از مواقع ما بیش از حد درگیر پروژه شده ایم، نگران حامیان (سرمایه گزاران) پروژه، مشتریان و بسیاری موارد دیگر هستیم. در حقیقت در چنین شرایطی جرات فکر کردن به کناره گیری و یا جداً استعفا دادن را حتی در شرایطی که این گزینه بهترین تصمیم است را از دست میدهیم.
یک- بازگشت به ابتدا: داده ها را جمع آوری کنید و بر اساس آنها استراتژی مورد نیاز جهت شرایط فعلی را تدوین کنید؛ قبل از اینکه آنرا با حامیان پروژه و یا مدیران ارشد به بحث بگذارید، گامهایی را که میبایست جهت تحقق اهداف بردارید به خوبی تجسم و بررسی کنید.
دو- شفاف باشید: تحولات جدید را در رابطه با شرایط فعلی پروژه با حامیان/مشتریان پروژه و اعضا کمیته راهبری درمیان گذاشته و در رابطه با امکان توسعه بودجه (منابع/پول) و یا تجدید نظر در رابطه با بازه زمانی پروژه را به بحث بگذارید. مذاکره کنید و امتیاز بگیرید.
سه- دامنه پروژه: به کوچک کردن دامنه پروژه فکر کنید. همانطور که در مورد قبلی هم اشاره شد مطمئن شوید که ذینفعان پروژه با این موضوع موافقت خواهند کرد (A). دامنه کوچک شده پروژه: خروجی های غیر ضروری پروژه از بدنه آن حذف خواهند شد (B). ارائه مرحله ای: بخشی از خروجی پروژه در قالب فازهای بعدی و یا برنامه های نگهداری ارائه خواهند شد (C).
چهار– تغییر قدرت منابع: منابع بیشتری به پروژه اختصاص دهید. تحلیل هزینه-فایده را، جهت بررسی نسبت ارزش تحقق زمانبندی پروژه در مقابل بکارگیری منابع بیشتر جهت تسریع تحویل خروجی های پروژه بکار ببرید.
پنج – تهییج تیم: در تمامی تیم های پروژه فرد یا افراد کلیدی و تاثیرگذار وجود دارند، آنها را تشویق کنید (محسوس و یا نامحسوس) تا لغزش های پروژه را پوشش دهند؛ طبیعی است که میبایست مشوقهایی ارائه دهید.
شش – برون سپاری کار؟ اگر بخشی از خروجی های پروژه به قراردادهای جانبی و یا تامین کنندگان خارجی وابسته است، با انجام تحلیل هزینه-فایده بررسی کنید که آیا گزینه یا جایگزین بهتری وجود دارد یا نه؟
هفت- پس نگری و مرور: توجه داشته باشید، زمانیکه از شرایط آتش نشانی (شرایط بحرانی) خارج شدید، حتما به شرایط گذشته نگاهی بیاندازید (دلایل بروز آن شرایط، اقدامات بازیابی انجام شده، درسهای آموخته شده، مواردی که میباست از آنها اجتناب میشد)، جایی بوده که مشکل همکاری تیمی وجود داشته؟ آیا برنامه ریزی تاثیرگذاری داشته ایم؟ چگونه با نشانه های اولیه مشکلات در مراحل بعدی برخورد کرده ایم؟
در پایان، ذکر این موضوع که “اخبار بد هرچه بیشتر پنهان شوند بد تر میشوند” الزامی است، پس همواره شفاف باشید و با شفافیت و بصورت منظم با دیگران در تعامل باشید. در این شرایط نیازی به تقلا کردن با اخبار بد نخواهید داشت.
