دانش فنی تنها بخشی از مجموعه مهارتهای یک مدیر فناوری اطلاعات است. مهارتهای فنی همواره برای مدیر فناوری اطلاعات یکی از الزامات است تا بتواند تیم خود را حمایت کرده و به آنها در حل مشکلات فنی کمک کند و یا با میانجیگری در زمان مشکلات تصمیم گیری و توافقات، به حل مسایل کمک کند.
اغلب حرفه ای های فناوری اطلاعات در مقابل مهارتهای مدیریتی جبهه میگیرند چرا که تفکر رایج از مدیریت، نشستن در اتاق بجای انجام دادن کارهای است که باید انجام شوند. با اینهمه، مهارتهای مدیریتی در تحقق امور فناوری اطلاعات نقش مهمی را ایفا میکند. کسب این مهارتها برای مدیر فناوری اطلاعات امری اجتناب ناپذیر است چرا که او همواره در حال حرکت در مسیری بین مدیریت کارکنان خود و رسیدن به توافق با کاربران کسب کار جهت انجام امور فناوری اطلاعات است.
ده اقدام مدیریتی که هر مدیر فناوری اطلاعات باید بتواند انجام دهد:
1- خوب جنگیدن برای بودجه !
اگر پروژه های ارزشمند که نیاز به سرمایه گذاری کسب کار دارند به تایید مدیران ارشد نرسد، کار متوقف خواهد شد. کارکنان برای عرضه کار خود به مدیران ارشد سازمان به مدیریت IT وابسته اند، پس عملا بصورت غیرمستقیم (و بدون توانایی مدیر فناوری اطلاعات) اموری مانند تخمین نرخ بازگشت سرمایه، طرح توجیهی پروژه، محاسبه اعداد و ارقام مرتبط با پروژه و … که برای قانع کردن دیگران لازم است تا پروژه های فناوری اطلاعات ادامه پیدا کنند غیرممکن به نظر می رسد.
2- عکس العمل سریع به هنگام مواجه شدن با موقعیت های مشکل زا
مستقل از اینکه آنها افرادی سیاستمدار، فنی، استراتژیک یا عملیاتی هستند مشکلاات ممکن است از هرجایی ظاهر شوند. در چنین شرایطی باید قبل از اینکه آنها اوضاع را وخیم کنند به سراغشان رفته برای حلسان چاره اندیشی کند؛ باید همیشه تلاشش را بکند تا با راهکاری اساسی مشکل را بصورت ریشه ای برطرف کرده و جلوی تکرار مجدد آن در قالب شکلهای دیگر را بگیرد.
3- تحسین کارمندان
مقاله “قدرت تحسین در کسب و کار- و چگونگی کاربرد صحیح آن” به بیان مطالعه ای می پردازد که در کالج کسب وکار دانشگاه هاروارد انجام شده است؛ “افزایش 0.1 % مشارکت هر کارمند، باعث افزایش درآمدی برابر با 100.000 دلار در هر سال برای هر فروشگاه گردیده است” چستر التون سخنران انگیزشی در اظهارنظری در مورد این مقاله بیان می دارد که مهمترین فاکتور در این زمینه قدردانی از کارمندان است.
4- ایجاد روحیه کار گروهی
همه افراد کار تیمی را توصیه میکنند. اما اگر سازمان شما فرهنگ به شدت رقابتی داشته باشد به طوریکه اغلب افراد این احساس را دارند که باید به طور مداوم خودشان را خوب نشان دهند تا شناخته شوند، تحقق کار گروهی امری نا ممکن است. جالب است که همچنان بسیاری از مدیران هنوز به این نکته توجه ندارند.
مدیرانی ه توان مدیریتی بالایی دارند پیچیدگی های امور روزمره فناوری اطلاعات را بخوبی درک می کنند. و می دانند که پروژه های فناوری اطلاعات بدون وجود تیمی منسجم و متعهد قابل تحقق نخواهند بود. درنتیجه بجای حرف زدن عمل میکنند. آنها از اولین کسانی هستند که هرآنچه لازم است برای کمک به نتیجه رسیدن تلاش دیگران انجام می دهند و اجازه میدهند تا دیگران از این رفتارشان الگو و سرمشق بگیرند.
5- تاکید بر مسئولیت پذیری و پاسخگویی
در فضای کار گروهی تک تک افراد باید مسئولیت اقدامات خود را بپذیرند، در غیراین صورت همه ضرر میکنند. همیشه بعضی ها هستند که وقتی مشکلی پیش میاید از پذیرش مسئولیت آن سرباز میزنند و یا سعی میکند آن را به گردن دیگری بیاندازد. این کار مدیر است که به اندازه کافی با چنین موقعیتهایی آشنا باشد تا بتواند در چنین مواقعی محل ایجاد مشکل و مسبب آن را شناسایی کند. این کار از مقصر شناخته شدن افراد بیگناه که در نهایت باعث تخریب روحیه تیم میگردد جلوگیری میکند. همچنین از مدیر کسی است که باید به اعضا تیم تفهیم کند که همه افراد جایزالخطا هستند. تنها نکته کلیدی این است که افراد مسئولیت اعمال خود را پذیرفته و به انجام اقدامات اصلاحی بپردازند.
6- پاسخگو بودن
این یک الزام است! اگر یک مدیر خواستار پاسخگویی کارمندانش است، باید ابتدا خودش هم این کار را تمرین کرده باشد.
7- منحرف کردن مسایل سیاسی از گروه کاری
در واحدهای های فنی مانند فناوری اطلاعات، همیشه وفور کارشناسان حرفه ای خواهد بود. از طرف دیگر اکثر کارشناسان فناوری اطلاعات بطور غریزی از سیاست گریزانند و این مسایل خیلی زود به مشغولیت ذهنی آنها بدل خواهد شد. در نتیجه یکی از لطفهای که میتوانند مدیران در حق کارکنانش انجام دهند این است که مبارزات سیاسی و فشارهای این چنینی را از تیم خود دور کنند.
8- ایجاد روابط کاری خوب با مدیران رده بالا
سیاست های کسب و کار و امور فناوری اطلاعات در صورت وجود روابط مبتنی بر اعتماد بین مدیران عالی و میانی در سازمان، بسیار ملایمتر خواهد بود. مدیرانی که مهارتهای مدیریتی قوی دارند این را به طور مستقیم درک میکنند. آنها برای ساختن روابط درون سازمان به سختی تلاش میکنند، و برای ایجاد اعتماد در اموری که واحد فناوری اطلاعات متعهد به انجام آن است هرآنچه میتوانند انجام میدهند.
9- توجه به فرسودگی شغلی
حرفه ای های فناوری اطلاعات معمولا خیلی پرتوان و پربار کار میکنند. بهترین آنها قبل از آنکه قسمت اصلی کار را تمام نکرده باشند یا مشکل حادی را برطرف نکرده باشند کار را متوقف نمیکنند. چیزی که دقیقا یک مدیر میخواهد این است که بداند اگرمشکلی بوجود آمد و ساعت 3صبح بود، فرد قابل اعتمادی برای رسیدگی به آن وجود خواهد داشت. البته جوانب دیگری از امور فناوری اطلاعات هست که آنها را در روزهای متمادی در موقعیت “انجام بده یا بمیر” قرار میدهد. شما به چنین تعهدی احتیاج دارید! ولی هرکسی در فواصل معین نیاز به استراحت دارد تا فرسوده نشود. افراد سختکوش که در شرایط پرفشار دوام می آورند هیچوقت به شما نخواهند گفت که نیاز به استراحت و تجدید قوا دارند؛ به همین دلیل مدیران بزرگ به طور منظم مراقب نشانه های فرسودگی شغلی هستند. وقتی چنین چیزی را مشاهده کردند وارد صحنه شده و اغلب به آن فرد مرخصی میدهند.
10- تعریف واضح پروژه ها، کارها و اهداف
حتی با بودجه کم هم کارکنان فناوری اطلاعات خلاق و مبتکر هستند. آنها همیشه برای انجام هر نوع پروژه ای راهی پیدا میکنند. هرچند که اگر خروجی ها و اهداف کار را بدرستی درک نکنند قادر به انجام این کار نخواهند بود. مدیران حرفه ای فناوری اطلاعات هیچوقت پروژه ای را بدون تعریف و تشریح شفاف الزامات، اهداف، و خروجی های قابل انتظار آغاز نمیکنند. آنها تنها پروژه های را آغاز خواهند کرد که اهداف آن در کنار شرایط متوقف شدن پروژه در صورت بی حاصل بودن آن مشخص شده باشد. این سطحی ازتعریف است که یک کارمند فناوری اطلاعات نیاز دارد تا فعال و اثربخش باشد و این از مسئولیتهای مدیر فناوری اطلاعات است که قرار داشتن کارمند دراین سطح را کنترل کند.
نوشته اصلی:
www.techrepublic.com/blog/10-things/10-administrative-skills-every-it-manager-should-have