طبق گزارش منتشر شده توسط Standish Group، کمتر از 1/3 تمامی پروژه ها به موقع و با بودجه تعیین شده با موفقیت به اتمام می رسند. برای متخصصین در زمینه IT این خبر بسیار شگفت انگیز بود. ما پروژه هایی را دیده ایم که به علت های زیادی به تاخیر افتاده اند از عدم برنامه ریزی گرفته تا کمبود منابع یا تجربه های مشابه.
مدیریت موثر پروژه نیاز به مهارت، منابع، زمان و ابزار مناسب به صورت یکجا دارد. من بر روی تعداد زیادی پروژه های موفق کار کرده ام و متوجه شدم که bottleneck یا گلوگاه هایی هست که باعث می شود پروژه در زمان و بودجه تعیین شده به پایان نرسد. در این قسمت لیستی از 5 مورد بسیار رایج آورده شده است:
- اهداف و انتظاراتتان را به درستی مشخص نکرده اید
معمولا در پروژه ها نیاز است که افراد زیادی از تیم IT درگیر پروژه باشند، حتی تیم ها و بخش های مختلف سازمان. بهرهوری یک فرد یا یک تیم ممکن است بر روی بهرهوری و نتایج تیم دیگر و حتی نتیجه کلی تاثیر داشته باشد. این خیلی مهم است که تمامی اعضای پروژه نقش خودشان را در این فرایند به درستی بدانند، اینکه عملکردشان چه تاثیری بر روی دیگر افرادی که در این پروژه کار می کنند خواهد داشت.
- منابع کافی تخصیص نداده اید
یک پروژه به مهارت های مختلف در زمینه های متفاوت نیاز دارد، از یک مدیریت بنیادی گرفته تا یک مدیریت موثر و کارآمد. مدیران پروژه نیاز به افرادی با مجموعه ای از مهارت ها و تجربه ها دارند. هم چنین پروژه نیاز به افرادی دارد که هم تکنیک فنی داشته باشند و هم مهارت
- تخصیص زمانی درستی در نظر نگرفته اید
همه دوره ها مناسب نیستند. هر چیزی می تواند بین یک تیم مدیریت پروژه و پروژه قرار بگیرد، تعطیلات پیش رو، روزهای آموزش از قبل مشخص شده، روزهای مریضی، پروژه های متضاد. هم چنین، بسیاری از متخصصین IT در بیش از یک پروژه به صورت موازی مشغول به کار هستند. پس قبل از مشخص کردن زمان برای پروژه تان، خیلی مهم است که شما آگاهی کاملی از هرگونه مشارکت های قبلی اعضای تیم خود داشته باشید.
- با تغییرات منطبق نشده اید
مهم نیست که چقدر برنامه ریزی شما دقیق است. زمانی که کارها طبق برنامه پیش نمی روند، منعطف باشید و آمادگی اصلاح رویکردتان را داشته باشید، خواه با تخصیص منابع بیشتر خواه با گسترش مهلت های زمانی یا حتی برنامه ریزی مجدد بخش های پروژه.
- شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) را مشخص نکرده اید
شما نتایج را می خواهید پس شما باید بتوانید عملکردتان را ارزیابی و اندازه گیری کنید. با مشخص کردن KPI ها شما مطمئن می شوید که همه چیز سرجای خودش است و همه بر روی اهدافشان متمرکز شدهاند.
همانند بسیاری از پروژه های IT، پروژه مدیریت خدمات نیز می تواند کاملا مبهم باشد بویژه اگر از فرهنگ درست درون سازمان پشتیبانی نشود.
خبر خوب این است که یک شریک مدیریت خدمات IT با تجربه ای مثل ماروال (MSM) می تواند به شما در حل و رفع ریسک ها، ترویج فرهنگ پشتیبانی، طراحی و استقرار پروژه با بالاترین شانس موفقیت کمک کند.
آیا می دانستید شرکت رایزن سامانه گستر نماینده رسمی شرکت ماروال (Marval) انگلستان در ایران می باشد. شرکت ماروال انگلستان یکی از برترین شرکت ها در زمینه ارائه ابزارهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات بر اساس بهروش ITIL می باشد.
واحد مشاوره رایزن سامانه گستر با بهره گیری از کارشناسان خبره خود در حوزه های مرتبط با فناوری اطلاعات آمادگی ارائه خدمات مشاوره ای اجرای پروژه در حوزه های ITIL، COBIT، ISO، Service Desk و … را دارد. هم چنین واحد مشاوره آمادگی دارد هرگونه خدمات مشاوره ای تخصصی نیز در زمینه انتخاب و استقرار ابزارهای این حوزه ارائه نماید. تنها کافی است با واحد مشاوره تماس بگیرید و یا به آدرس ایمیل Info@rayzansamaneh.com درخواست خود را ارسال نمایید.
