ایجاد ارتباط بین افراد تیم

اغلب ما شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد داریم، شاخص‌هایی که نشان می‌دهد که ما چقدر خوب نقش‌های حرفه‌ای و تخصصصی خود را انجام می‌دهیم. حتی خیلی از ما SLAهایی هم با مشتری داریم اما شما به عنوان لیدر و رهبر تیم‌تان، آیا شاخصی برای اندازه‌گیری دارید که نشان دهد چقدر خوب تیم شما کارها را انجام می‌دهد، SLAای با آنها دارید؟

سه اصل برای ساختن ارتباطات:

برای اینکه بتوانید لیدر و رهبر بهتری باشید اولین چیز این است که باید حواستان به تیم‌تان باشد. برای اینکه بتوانید با تیم‌تان ارتباط برقرار کنید نیازمند این سه اصل هستید. تمامی این سه اصل بر پایه ارتباطات، ادراک و مراقبت است. این سه اصل خیلی اصول واضحی به نظر می‌رسند و هرکسی هم در موردش می‌داند اما واقعا هرچند وقت یکبار از آنها به صورت موثر استفاده می‌کنید ؟

به عنوان تجربه شخصی، این سه اصل را به عنوان SLA برای تیمم استفاده می‌کنم (مدیر با اعضای تیم). ما با هم به این توافق رسیده‌ایم و این یک توافق دو طرفه است. ما در مورد این سه اصل به طور منظم در تیم صحبت می‌کنیم و جلسات انفرادی نیز برگزار می‌کنیم.

• ایجاد شفافیت (Transparency)

اگر برگردم به عقب به سازمان‌هایی که برای آنها کار می‌کردم، یکی از ناراحت کننده‌ترین چیزهایی که افراد به من می‌گفتند این بود که آنها اصلا نمی‌دانستند در سازمان چه اتفاقی در حال افتادن است. این خیلی ناراحت کننده بود که هر فردی می‌خواست اطلاعات و دانسته‌های خود را از دیگران پنهان کند. و وقتی که بیشتر به این موضوع نگاه کردم، متوجه شدم که نبود شفافیت همیشه هم عمدی اتفاق نمی‌افتد اگرچه گاهی این اتفاق عمدی است. چیزی که در واقعیت اتفاق می‌افتد این است که کارکنان چیزی نمی‌پرسند و رهبر و لیدر تیم هم فکر نمی‌کند که همیشه باید چیزی بگوید. یکی از توافق‌هایی که من با تیم خودم انجام دادم، نگه داشتن آنها در چرخه است تا آنجا که امکان دارد و الان خیلی به ندرت از تیمم می‌شنوم که آنها بگویند واقعا نمی‌دانند چه چیزی در جریان است.

اما رهبر تیم هم همیشه نمی‌تواند همه چیز را به تیم‌اش بگوید. اما می‌توانید به تیم خود اطمینان بدهید که در بیشتر مواقع آنها در جریان آنچه که در حال اتفاق افتادن است، هستید مگر اینکه از شما خواسته شده باشد که در مورد موضوع خاصی با هیچ کسی صحبت نکنید. در حقیقت، رئیس من به اندازه کافی به من اعتماد دارد که معمولا هر آنچه را که محرمانگی را نقض نمی‌کند من با تیمم به اشتراک می‌گذارم.

شما باید بدانید که حد و حدودها و مرزها در سازمان شما کجاست. در واقع اگر تیم من سوالی بپرسد که نتوانم به آنها جواب بدهم، دقیقا و شفاف به آنها خواهم گفت: متاسفانه نمی‌توانم در این مورد XYZ توضیحی بدهم ، حداقل الان نمی‌توانم.

بنابراین اگر در سازمان نمی‌دانید چه چیزی در جریان است، بپرسید. شما هرگز نمی دانید چه چیزی ممکن است پیدا کنید. اگر افراد رهبران خوبی باشند، اغلب اوقات اطلاعات را با شما به اشتراک می گذارند. درک کنید اگر آنها نمیتوانند به شما بگویند، اما این رابطه را با رهبرانتان شروع کنید. آنها ممکن است به این فکر نکرده باشند که به شما بگویند.

• تصریح کردن(Clarity)

توی این مسیر من متوجه شدم که باید همه چیز واضح باشد و نیاز به روشن شدن دارد. شفافیت عالی است اما اگر وضوح در کار نباشد، چیزی که شما می‌گویید ممکن است درست منظورتان دریافت نشود. وقتی همه چیز واضح نباشد، شما جلسه را با یکسری ابهام و فرضیات ترک خواهید کرد. خیلی ایده خوبی است که سوال بپرسید تا مطمئن شوید که دقیقا افراد همان چیزی که منظور شما بوده است را متوجه شده و دریافت کرده‌اند. به عنوان تجربه شخصی زمانی که با تیمم هم به صورت انفرادی و هم به صورت گروهی جلسه برگزار می‌کردم، همه تلاشم این بود که تمامی انتظاراتم خیلی روشن و واضح باشد، اینکه به افراد بگویم چه انتظاری از آنها دارم تا اگر در جایی نیاز به تفویض کار و یا توضیحات بیشتری باشد به آنها بگویم. اگر این وضوح در کار نباشد آنگاه موجب درک اشتباه خواهد شد و در نتیجه بر روی عملکرد آنها تاثیر منفی خواهد داشت.

• ساختن اعتماد (Trust)
  در واقع شفافیت و وضوح دو اصلی هستند که به ساختن اعتماد کمک می‌کنند. اعتماد چیزی است که زمانی می‌توانید آن را بدست بیاورید که به تیمتان نشان دهید که شما برای آنها آنجا هستید. اگر تیم من متوجه شود که شفافیتی در کار نیست و اطلاعات را از آنها مخفی نگه می‌دارم، آن وقت است که دیگر به من اعتماد نخواهند کرد.

درست مثل همین اگر به تیمم چیزی را بگویم اما آن چیز به اندازه کافی واضح و روشن نباشد آن وقت ممکن است اتفاقی غیرمنتظره رخ بدهد و اگر در این مورد نارضایتی خودم را اعلام نکنم، تیمم اعتمادش را از دست خواهد داد. برای اینکه این اتفاق نیفتد یک راهکار این است که می‌توانید با ارسال یک ایمیل در قالب آنچه که می‌خواهید آنها بدانند، پیگیر باشید. اما همین متن ایمیل را قبل از ارسال برای خودتان هم بخوانید تا مطمئن شوید این همان چیزی است که می‌خواهید بقیه بدانند.

البته که راه های بیشتری هست برای اینکه بتوانید اعتماد را بسازید. دو عنصر شفافیت و وضوح در واقع دو عنصری هستند که می‌تواند راحتتر شما را در این مسیر قرار دهند.

• شفاف باشید، اجازه دهید تیم‌تان بداند که چه چیزی در جریان است حتی اگر می‌دانید که ممکن است تغییر کند. به آنها بگویید که شما می‌خواهید با آنها Brainstorming کنید چون ممکن است آنها بتوانند به شما کمک کنند.
• یک پیام روشن و واضح ارسال کنید. مطمئن شوید که آنچه که شما می‌خواهید همان چیزی است که آنها می‌شنوند. متن پیام را بنوسید و قبل از ارسال آن را برای خود بخوانید.
• اعتماد را بسازید آنچه را که می‌توانید با تیم‌تان به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که آنها را برای سو برداشت سرزنش نمی‌کنید.

شاخص‌ها و SLA:

به عنوان مدیر برای خود می‌توانید یکسری SLA تنظیم کنید:

1. تا آنجایی که می‌توانم با تیمم شفاف خواهم بود به این معنی که هر نوع اطلاعاتی را که بر روی آنها و یا مشتریان تاثیرگذارست به اشتراک خواهم گذاشت.
2. هر فرد را با اطلاعات واضح و مختصر در تیمم قرار خواهم داد. اطلاعات، جزئیات و دستورالعمل‌ها را به آنها هم شفاهی خواهم گفت و هم به صورت مکتوب. و از آنها خواسته‌ام اگر چیزی را متوجه نشدند از من بپرسند.
3. اعتماد را خواهم ساخت از این طریق که اطلاعات غیرشفاف و مبهم را با آنها به اشتراک نخواهم گذاشت.

در نهایت امیدوار هستیم که این اطلاعات بتواند کمکی کند تا بتوانید تیم بهتری بسازید و آن هم از طریق قرار دادن یکسری SLA مبتنی بر شفافیت، وضوح و اعتماد.