تهیه یک RFP در راستای انتخاب یک ابزار مناسب برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات بسیار امر سخت و زمان‌گیری خواهد بود. بیاری از سازمان‌ها علی‌رغم وقت و تلاش زیادی صرف تدوین آن می‌کنند و در انتها ابزاری را انتخاب می‌کنند که یا تمامی نیازهای آنان را محقق نخواهد ساخت و یا هزینه آن بسیار فراتر از بودجه‌ای است که سازمان برای ابزار تخصیص داده است.
در این مقاله ده اشتباه رایجی که بسیاری از سازمان‌ها هنگام انتخاب ابزار با آن مواجه هستند ارائه شده است. سازمان با توجه به این نکات می‌تواند انتخاب مناسبی پیرامون ابزار داشته باشد.
1. عدم تحقیق کافی پیرامون آشنایی با آخرین قابلیت‌های مجموعه ابزارهای موجود در حوزه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات. این امر منتج به ضعف در اسناد RFP خواهد شد.
2. عموماً RFP که سازمان تهیه می‌کند شامل فهرستی از الزامات عملکردی و نرم‌افزاری است و به خروجی‌های مورد انتظار و مفید برای مدیریت خدمات اشاره ندارد. به عنوان مثال، فردی ممکن است خواسته خود را پیرامون درخواست‌های تغییر این طور بنویسد: «درخواست تغییر باید شامل ماتریس تاثیر/احتمال برای ارزیابی ریسمک‌ها داشته باشد». در صورتی که این الزام به این صورت نوشته شود: «مدیر تغییر باید قادر به تعیین ریسک درخواست تغییر ارسال شده از سوی درخواست‌دهنده باشد»، با توجه به این که در این عبارت بر خروجی و هدف نهایی تاکید می‌شود، بهتر می‌توان ابزاری متناسب با هدف فوق انتخاب نمود. هر چه الزامات تجویزی‌تر باشد، ممکن است راه‌حل‌های بهتر مورد غفلت قرار گیرند و یا حتی بدتر از آن زمان و پول زیادی در راستای تغییر ابزارهای انتخابی برای انجام کارهایی به روش غیر اثربخش صرف شود.
3. عموما شرکت‌ها RFP را برای تمام شرکت‌های دارای ابزار و بدون هیچ ارزیابی اولیه‌ای ارسال می‌کنند. این امر سبب می‌شود شرکت پس از دریافت اسناد وقت خود را صرف ارزیابی اسناد و شرکت‌های بی‌کیفیت نماید.
4. شرکت‌ها باید مراقب باشند تا در این دام نیفتند. عموماً صاحبان ابزار، قابلیت‌های ابزار خود را به گونه‌ای ارائه می‌نمایند که تنها نقاط قوت آن را بیان می‌کنند و نقاط ضعف آن را به صورت ماهرانه‌ای نشان نمی‌دهند.
5. نتایج و تجارب شرکت فروشنده محصول و همچنین تجارب افراد شرکت فروشنده در حوزه پیاده‌سازی ابزار باید به دقت مورد مطالعه و بحث قرار گیرد.
6. بسیاری از شرکت‌های فروشنده ابزار به دلیل ترس از حذف شدن از لیست اولیه شرکت درخواست دهنده ابزار، قیمت ابزار را بدون در نظر گرفتن قیمت‌های جانبی ابزار مانند آموزش، نصب، بومی‌سازی و … ارائه می‌نمایند. ابزار هر چه خوب باشد، ولی بودجه کافی صرف پیاده‌سازی آن نشود به شکست منجر خواهد شد.
7. شرکت‌های درخواست دهنده ابزار تنها به سوابقی که خود فروشنده ابزار می‌دهد بسنده نکنند و از منابع غیر رسمی مانند گوگل، شبکه‌های اجتماعی، انجمن‌ها و … استفاده نمایند. این منابع غیر رسمی به نوعی بهترین منابع جهت کسب اطلاعات پیرامون سوابق، تجارب و نقاط ضعف و قوت شرکت‌های فروشنده ابزار خواهد بود.
8. برخی از شرکت‌های درخواست‌دهنده ابزار از فورمول‌های بسیار پیچیده و روش‌ها و ابزارهای تصمیم‌گیری در راستای رسیدن به یک ابزار منحصر استفاده می‌کنند، بلکه باید دقت داشت که این روش‌ها نباید تنها ملاک تصمیم‌گیری قرار گیرد و تنها به عنوان یک عامل کمکی خواهد بود.
9. بسیاری از شرکت‌های درخواست‌دهنده ابزار انتخاب اولیه خود را پیرامون انتخاب فهرست مختصری از شرکت‌های ارائه دهنده ابزار بدون داشتن ارتباط همکارانه با آن شرکت و تنها به دلیل قیمت‌های ارائه شده و بدون ارزیابی فنی انجام می‌دهند.
10. شرکت‌ها هنگام انتخاب ابزار باید به این امر دقت داشته باشند که تنها عوامل فنی را مدنظر قرار ندهند و دیگر عوامل تاثیر گذار را نیز مورد توجه قرار دهند.
منبع: http://silversix.com.au/2013/04/10-common-mistakes-when-choosing-a-new-itsm-toolset/#more-8909
