هرچی بیشتر، بهتر یا شایدم بدتر!؟

احتمالا همگی ما این عبارت که “هرچی بیشتر، بهتر” رو شنیدیم و به کرات ازش استفاده کردیم؛ اما آیا واقعا همچین تعبیری همیشه درسته؟ شما همچین چیزی رو قبول دارین؟ از نظر شخص من که این عبارت فقط در مورد پول میتونه صادق باشه و برای بقیه موارد درست نیست 😉

اما خب بیایم و موضوع رو جدی شروع کنیم. یکی از نکاتی که به نظرم در ذهن همه ما جا افتاده این هست که زیاد بودن هرچیزی احتمالا نشون دهنده کاملتر بودن، بهتر بودن، مفیدتر بودن و خیلی چیزهای ظاهرا مثبت دیگه است. مشکل اصلی هم از همینجا شروع میشه که اگر حتی فرض رو بر همین موارد مثبت بزاریم اما همین زیاد بودن، همیشه به همراه خودش مجموعه زیادی از مولفه‌های منفی را هم برامون ایجاد میکنه!

بزارید یک مثال ساده براتون بزنم! شما الان یکسری وسیله توی آشپزخونه خونتون دارین و اصولا یک عالمه وسیله دیگه هم توی بازار هست که خب ندارین، قطعا هر کدوم از اون وسایلی هم که ندارین به یک دردی میخوره، پس اگر فرض کنیم که تمامی وسایل توی بازار رو بخرین، دیگه همه کارهای ممکن رو میتونید باهاشون انجام بدین و زندگی خیلی راحتتر میشه 🙂 خب تا اینجاش که شد همون هرچی بیشتر بهتر! اما بیاین به اینم فکر کنیم که دیگه چه جوری میخواین توی اون آشپزخونه رفت و آمد کنید؟ چه جوری میخواین جمع و جورش کنید؟ چه جوری میخواین تمیزکاری و اینجور کارها رو انجام بدین؟ پس قطعا این بیشتر شدن وسایل، علیرغم اینکه روی کاغذ برامون راحتی میاره اما در عمل کلی دردسر جدید هم برامون ایجاد میکنه.

اگر با این مثالی که زدم موافق هستید، بیایم و شرایط رو تعمیم بدیم به مثالهای تخصصی‌تر و سازمانی؛ مثلا بیایم و یک فرآیند سازمانی رو تصور کنیم. فرض کنیم از این فرآیند دو تا ویرایش وجود داره که مثلا توی یکی از اونها 50 تا فعالیت در نظر گرفته شده توی اون یکی دیگه 10 تا! حالا به نظرتون کدوم نمونه رو راحتتر میشه اجرا و مدیریت کرد؟ از اجرای کامل کدوم یکی میشه مطمئن‌تر بود؟ از نظر من که جواب کاملا مشخصه! طبیعتا اونی که فقط 10 تا فعالیت داره 🙂

بیاین و برای مثال دوم تصور کنید که یک پایگاه داده از داراییهای IT درست کردین که توش 3-4 هزار قلم (یا شایدم 30-40 هزار قلم) چیز وارد کردین، از ماوس و کیبورد و هدست گرفته تا سرور و سوئیچ و روتر و …؛ خب حالا یک حالت دیگه هم فرض کنید که اومدین و فقط روی داراییهای پراهمیت و کلیدی تمرکز کردین و مثلا تهش فقط اطلاعات 100 تا دونه سرور و سوئیچ و روتر رو توی یک پایگاه داده ذخیره کردین؛ الان از صحت و بروز بودن کدوم پایگاه داده میتونید مطمئن‌تر باشین؟ کدوم رو راحتتر میتونید بروز کنید و حواستون بهش باشه؟

توی این مثال هم قطعا جواب اون گزینه 100 تا دونه آیتمی هستش و نه اونی که هرچی بیشتر دستمون اومده و ذخیره کردیم.

در ویرایش 4 از چارچوب محبوب ITIL یعنی همون ITIL 4 و البته خیلی جاهای دیگه، یکسری اصول معرفی شده که رعایتشون میتونه خیلی بهمون برای مدیریت این شرایط کمک بکنه؛ ما در ITIL 4 بخشی داریم تحت عنوان Guiding Principle یا همون “اصول راهنما” که 7 تا اصل رو بهمون توصیه میکنه اما دوتا از اون اصول که میخوام به این نوشته ربطشون بدم میشه Focus On Value و Keep It Simple And Practical!

اولی داره تاکید میکنه که هرکاری که میکنید، هر اطلاعاتی که ذخیره میکنید، هر فیلدی که توی یک فرم اضافه میکنید، هر امضا و تاییدی که برای یک روال در نظر میگیرید و کلا تمام چیزهایی که در طول روز براشون تصمیم میگیرید، باید یک ارزشی خلق بکنه و قابل دفاع باشه! مثلا اگر زیر یک فرم 10 تا امضا پیش بینی شده باید بشه از تک تکشون دفاع کرد، که خب هممون میدونم که حداقل 5 تاشون هیچ ارزش افزوده‌ای ایجاد نمیکنن و همینجوری الکی باید اونجا باشن 🙁

اگر دارین همون پایگاه داده داراییها رو ایجاد میکنید واقعا بیاین و هزینه، فایده کنید و ببینید اگر مثلا Nهزار تا آیتم به لیستتون اضافه بکنید، در مقابل پیچیدگی و دردسری که برای خودتون ایجاد میکنید، چه ارزشی دارید خلق میکنید. باور کنید کل ارزشی که همچین پایگاه داده‌ای ایجاد میکنه اصولا از طریق اطلاعات همون اقلام پر اهمیتش هست که میشه 100 تا دونه و نه بیشتر؛

دومین اصل هم که خب روی سادگی و کاربردی بودن همه چیز تمرکز داره! مثلا اگر یک فرآیند دارین طراحی میکنید که 50 تا فعالیت توش پیش بینی کردین باید بشه برای تک تک اون فعالیتها توجیه ایجاد ارزش اورد وگرنه خب میشه با همون 10 تا دونه فعالیت هم همون نتیجه رو ایجاد کرد. تقریبا در اغلب سناریوها شما نه تنها با ساده‌سازی چیزی رو از دست نمیدین، بلکه سادگی اجرا، صرفه‌جویی در زمان و رضایت ذینفعان رو هم به دست میارید.

روی این اصول و مفاهیم خیلی جاهای دیگه هم مثل Lean و DevOps یا حتی رویکردهای Agile تاکید شده! پس میشه نتیجه‌گیری کرد که قطعا اصول مهمی هستن که خیلی روشون اصرار هست و همه جا ردی ازشون مشاهده میشه، اما خب متاسفانه عموم شرکتها و سازمانهای ما پیرو همون اصل باورپذیر “هر چی بیشتر، بهتر” بطور ناخودآگاه ترجیح میدن فرآیندهایی شلوغ‌تر و پیچیده‌تر، در کنار داده‌های حجیم‌تر و پرچالش‌تر رو در محیط خودشون تولید کنن 🙁

اگر بخوام خلاصه کنم میتونم اینجوری بگم که به نظرم یکی از اولین بهبودهای که هر واحد فناوری اطلاعات میتونه ایجاد کنه همین ساده‌سازی هاست که قطعا میتونه در بهبود عملکرد خودش و رضایتمندی کاربرانش تاثیر بسزایی ایجاد کنه! اگر در این رابطه نیاز به مشاوره و کمک داشتید، میتونید با تیم رایزن در تماس باشید و در این رابطه با هم گفتگو کنیم.