ITIL 4 چیست و با ویرایشهای قبلی ITIL چه تفاوتهایی دارد؟ (بخش دوم)

در بخش قبلی توضیح دادیم که ITIL4 جدیدترین ویرایش از چارچوب محبوب و فراگیر ITIL در حوزه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است. اگر بخش اول از اینسری نوشته ها را مطالعه نکرده‌اید میتوانید اینجا کلیک کنید.

در تصویر زیر نشان داده شده است که ساختار ITIL4 از پنج بخش کلی تشکیل شده است. در مطلب قبلی مختصری در رابطه با Guiding Principles یا همان اصول راهنما صحبت و به لیستی از این اصول اشاره شد.

در ادامه برای هرکدام از این اصول توضیح مختصری نیز ارائه خواهیم کرد و مطابق به توصیه‌های ITIL 4 به شما پیشنهاد میکنیم که در تعریف و اجرای تمامی طرحهای بهبود و یا پروژه‌های فناوری اطلاعات این اصول را به کار ببندید.

Focus on value – تمرکز برروی ارزش

این اصل تاکید میکند که تمامی امور در فناوری اطلاعات و بخصوص پروژه‌های بهبود و مدیریت خدمات میبایست بر خلق ارزش تمرکز داشته باشد و تنها به انجام شدن یک کار و یا تعریف صوری پروژه محدود نشده باشد. باید بررسی کنید که آیا در انجام هر فعالیتی ارزشی برای ذینفعان قابل ایجاد و دستیابی است یا خیر و چنانچه پاسخ منفی است از انجام آن صرف نظر کنید.

Start where you are – از جایی که هستید شروع کنید

باید توجه داشت که تمامی شرکتها و سازمانها میتوانند از بهبود آنچه که در اختیار دارند و در حال استفاده از آن هستند شروع کنند و قرار نیست همواره بر آغاز یک فعالیت از نقطه صفر شروع کنند. بطور مثال در بسیاری از مواقع اگر سازمان شما از یک سیستم نرم‌افزاری قدیمی استفاده میکند لازم نیست که آن سیستم را بطور کامل کنار گذاشته و برای ایجاد یک سیستم جدید از صفر شروع کنید. بلکه میتوانید از بخشهای پایه‌ای همان سیستم قبلی همچنان استفاده کنید.

Progress iteratively with feedback – حرکت تدریجی و دریافت بازخورد

تجربه الگوهای چابک (Agile) نشان داده که بهتر است تا به جای انجام یکباره کارها، پروژه را به گامهای کوچکتری تفکیک و در کنار اجرا و دریافت بازخوردهای اصلاحی به سمت هدف نهایی حرکت کرد. این عبارت در بین فعالان حوزه‌های چابک رایج است که “یک فیل را چطور میتوان خورد؟” پاسخ هم جالب است “قطعا بصورت لقمه لقمه و با تیکه‌های کوچک شده!”؛ پس با همین مثال باید توجه داشته باشید که نمیتون یک پروژه و تحول بزرگ را به یکباره در سازمان به موفقیت رساند.

Collaborate and promote visibility – تعامل کنید و شفافیت را افزایش دهید

یکی از دلایل عمده و شناخته شده در عدم موفقیت پروژه‌ها و طرحهای بهبود، عدم شفافیت آنها برای ذینفعان آن موارد است. و البته یکی از دلایل اصلی عدم شفافیت، عدم تعامل کافی با سطوح مختلف ذینفعان است. در مسیر پروژه‌ها و تغییرات سازمانی هرچه میزان تعاملات و افزایش شفافیت پروژه بیشتر باشد، به همان نسبت هم ریسکهای اجرایی پروژه کاهش خواهند یافت.

Think and work holistically – تفکر کل‌نگر داشته باشید و به همان صورت کار کنید

این اصل از مجموعه اصول هفتگانه ITIL 4 بر این نکته تاکید دارد که شما نمیتوانید با تمرکز و تاکید برروی تنها مثلا یک واحد سازمانی، بهبودی در سطح کلان سازمان ایجاد کنید. شما ابتدا میبایست با ترسیم یک ترسیم کلی از شرایط مطلوب و نقش هرکدام از اجزاء سازمان در مسیر بهبود گام بردارید. در غیر از اینصورت نتایج چندان مطلوب شما نخواهند بود.

Keep it simple and practical – سادگی و کاربردی بودن را حفظ کنید

یکی از چالشهایی که تیم مشاوره رایزن همواره در پروژه‌ها با آن درگیر بوده اصرار کارفرما بر پیچیده کردن فرآیندها و افزودن مجموعه متعددی از جزئیات غیرکاربردی به روالها و گردش کار فرآیندهاست. این اصل به شما توصیه میکند که در تمامی لحظات، اصل سادگی و کاربردی بودن را فراموش نکنید و اصراری بر پیچیده کردن امور نداشته باشید.

Optimize and automate – بهینه‌سازی کنید و خودکار

این اصل نیز شاید از گذشته تا به امروز یکی از اصول عمومی در فعالیتهای فناوری اطلاعات بوده است. فعالیتهای داخلی و خارجی فناوری اطلاعات را حتی المقدور بهینه‌سازی کنید و به کمک ابزارها و راهکارهای موجود نسبت به خودکارسازی آنها اقدام کنید تا ضمن صرفه‌جویی در منابع و زمان، بهبود کیفیت ارزش خلق شده را نیز به همراه داشته باشید.

ادامه توضیحات در رابطه با چارچوب ITIL 4 را در دنباله همین نوشته مطالعه کنید.